Laporan/Makalah Laporan Magang PBF Kimia Farma

LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

DI APOTEK KIMIA FARMA BHAYANGKARA

DAN

PBF KIMIA FARMA

DISUSUN OLEH :

DIAN MERIANDANI

NISN : 2013205

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN SWASTA 16 FARMASI

YAYASAN BHAKTI NUSA BENGKULU

2015/2016

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL................................................................................................... i

KATA PENGANTAR....................................................................................... ....... ii

DAFTAR ISI ...................................................................................................... ...... iii

DAFTAR GAMBAR.......................................................................................... ....... v

DAFTAR LAMPIRAN...................................................................................... ...... vi

DAFTAR SINGKATAN................................................................................... ..... vii

BAB I       PENDAHULUAN.................................................................................... 1

1.1  Latar Belakang...................................................................................... 1

1.2  Tujuan Praktek Kerja Lapangan (PKL)................................................ 2

BAB II      TINJAUAN UMUM................................................................................ 3

2.1  Pengertian PBF................................................................................... 3

2.1.1        Undang-Undang Tentang PBF................................................. 3

2.2  Pengelolaan Sediaan Farmasi.......................................................... 15

2.2.1        Perencanaan, Pemesanan dan Penerimaan Barang................. 15

2.2.2        Penerimaan.............................................................................. 16

2.2.3        Penyimpanan........................................................................... 16

2.2.4        Penjualan................................................................................. 19

2.2.5        Pengendalian Persediaan........................................................ 20

2.2.6        Pencatatan dan Pelaporan.................................................      21

2.2.7        Pemusnahan Barang..........................................................      22

2.3  Pengelolaan Obat.............................................................................. 24

2.3.1        Pengelolaan obat Narkotika,Psikotropika dan Prekusor ........ 24

2.3.2        Narkotika................................................................................ 24

2.3.3        Psikotropika............................................................................ 28

2.3.4        Obat Keras.............................................................................. 31

2.3.5        Obat Bebas Terbatas............................................................... 32

2.3.6        Obat Bebas............................................................................. 33

2.3.7        Obat Generik.......................................................................... 33

2.3.8        Alat Kesehatan....................................................................... 34

2.3.9        Obat Rusak dan Kadaluarsa................................................... 34

BAB III    TINJAUAN KHUSUS........................................................................... 36

3.1  Sejarah PBF........................................................................................ 36

3.2  Sejarah PBF Kimia Farma.................................................................. 36

3.3  Uraian Tugas dan Tanggung jawab.................................................... 37

3.4  Pengelolaan Barang............................................................................ 41

3.5  Pembukuan......................................................................................... 46

3.6  Pelaporan............................................................................................ 47

BAB IV    PEMBAHASAN .................................................................................... 48

BAB V      PENUTUP ............................................................................................. 53

5.1  Kesimpulan......................................................................................... 53

5.2  Saran................................................................................................... 53

DAFTAR PUSTAKA......................................................................................... ..... 54

LAMPIRAN........................................................................................................ ..... 55

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1      : Penandaan Obat Narkotika................................................................. 25

Gambar 2      : Penandaan Obat Psikotropika............................................................. 31

Gambar 3      : Penandaan Obat Keras........................................................................ 31

Gambar 4      :  Penandaan Obat Bebas Terbatas......................................................... 33

Gambar 5      :  Penandaan Obat Bebas....................................................................... 34

Gambar 6      :  Penandaan Obat Generik............................................................... ..... 34

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1        :                                                                                                     Nota Inkaso                     56

Lampiran 2        :                                                                                                     Surat Pesanan                  57

Lampiran 3        :                                                                                                     Surat Pesanan Cabang                 58

Lampiran 4        :                                                                                                     Surat Pesanan dalam bentuk SO ( Sales Order )................................................................................... 59

Lampiran 5        :                                                                                                     Faktur                  60

Lampiran 6        :                                                                                                     KartuStok                        61

Lampiran 7        :                                                                                                     Surat Pesanan Narkotika Outlet ke KFTD............................................................................................. 62

Lampiran 8        :                                                                                                     Surat Pesanan Narkotika ke Pusat                                                                                                   ..... 63

Lampiran 9        :                                                                                                     Surat Pesanan Psikotropika                                                                                                            64

Lampiran 10      :                                                                                                     Surat Kirim Barang ke Pusat                                                                                                          65

Lampiran 11      :                                                                                                     Buku Besar                      66

Lampiran 12      :                                                                                                     Buku Bank                      67

Lampiran 13      :                                                                                                     Buku Kas             68

Lampiran 14       : Gambar Tata Ruang PBF Kimia Farma......................................... 69

Lampiran 15       : Gambar Struktur Organisasi PBF Kimia Farma............................ 70

DAFTAR SINGKATAN

1.      AA            :           Asisten Apoteker

2.      APA          : Apoteker

3.      KFTB        : Kimia Farma Trading and Distribution

4.      PBF           : Pedagang Besar Farmasi

5.      FIFO         : First In First Out

6.      FEFO        : First Expired First Out

7.      SIKA        : Surat Izin Kerja Apoteker

8.      ED            : Expired Date

9.      DINKES   : Dinas Kesehatan

10.  BPOM      : Badan Pengawas Obat dan Makanan

11.  SP             : Surat Pesanan

12.  SIK           : Surat Izin Kerja

13.  OTC          : Over The Counter

14.  INN          : Internasional Non Proprietary Name

15.  UU            : Undang-Undang

16.  PT             : Perseroan Terbatas

17.  TI              : Teknologi Informatika

18.  ULS          : Unit Logistic Sentral

19.  SOP          : Standar Operasional Prosedur

20.  SO             : Sales Order

KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT atas berkat rahmat dan karunia-Nya laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini dapat terselesaikan dengan baik. Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini disusun berdasarkan hasil pelaksanaan dan pengamatan kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang telah dilaksanakan oleh penulis di PBF Kimia Farma Trading and Distribution selama kurang lebih 2 ( dua ) minggu. Laporan Praktek Kerja Lapangan ini merupakan salah satu syarat untuk mengikuti Ujian Nasional (UN) di SMKS 16 Farmasi Bhakti Nusa Bengkulu Tahun Ajaran 2015/2016.

Dalam penulisan laporan ini penulis banyak mendapat bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak. Atas bantuan dan bimbingan yang telah diberikan penulis mengucapkan terima kasih khususnya kepada :

1.        Kedua orang tua yang telah memberikan dorongan moril maupun material beserta do’a tulus dan ikhlas kepada penulis dalam menyelesaikan laporan ini.

2.        Bapak Drs. Abdul Muchid, Apt selaku Ketua Yayasan SMK-S 16 Farmasi Bhakti Nusa Bengkulu

3.        Ibu Nurfitriyah, S.Farm., Apt selaku Kepala SMK-S 16 Farmasi Bhakti Nusa Bengkulu.

4.        Bapak Suharno  selaku Pimpinan PBF Kimia Farma Trading and Distribution.

5.        Ibu Martha Overa, S.Farm., Apt selaku Apoteker PBF Kimia Farma Trading and Distribustion.

6.        Karyawan/karyawati PBF Kimia Farma Trading and Distribution yang telah memberikan kesempatan dan membantu penulis selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di PBF Kimia Farma Trading and Distribution.

Semoga Allah SWT yang memberikan balasan yang setimpal atas segala bantuan yang telah diberikan kepada penulis. Penulis sangat menyadari bahwa dalam menyusun Laporan ini masih banyak kekurangan dan kelemahan, karena keterbatasan dan pengetahuan yang dimiliki.

Akhirnya penulis berharap semoga laporan ini bermanfaat bagi penulis maupun pembaca khususnya di bidang Farmasi.

Bengkulu,   Januari 2016

                                Penulis

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang  

Pendidikan tenaga kesehatan merupakan salah satu bagian yang sangat penting bagi pembangunan nasional di bidang kesehatan yang di arahkan untuk mendukung upaya pencapaian kesehatan masyarakat secara optimal. Dalam hal ini pendidikan tenaga kesehatan diselenggarakan guna memperoleh pengetahuan, tenaga kesehatan yang bermutu serta mampu melaksanakan tugas untuk mewujudkan perubahan dalam rangka memenuhi pelayanan kesehatan bagi masyarakat.

Dalam rangka untuk mempersiapkan siswa SMF Bhakti Nusa Bengkulu untuk menjadi seorang tenaga kesehatan khususnya di bidang kefarmasian maka pihak Sekolah Menengah Kejuruan Swasta 16 Bengkulu  mengadakan suatu program praktik kerja lapangan (PKL) bagi siswa-siswi  SMKS 16 farmasi kelas XII semester V. Program ini dimaksudkan untuk mempersiapkan siswa menjadi seorang Asisten Apoteker (AA) yang terampil, dapat diandalkan secara profesional, memiliki rasa etis yang mampu melayani dalam bidang kesehatan terutama dalam bidang farmasi. Serta setelah lulus dan menjadi seorang Asisten Apoteker (AA), para siswa diharapkan mampu bekerja dalam proses produksi dan distribusi obat, membantu kegiatan administrasi, pengawasan dan penyuluhan obat-obatan.

Praktik Kerja Lapangan ini diadakan di Pedagang Besar Farmasi Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) yang beralamatkan di jalan Bayangkara selama lebih kurang 2 minggu. Praktik Kerja Lapangan memiliki makna yang penting bagi siswa karena merupakan suatu sarana pengenalan lapangan kerja yang akan ditekuni nantinya dan merupakan suatu masa orientasi bagi siswa sebelum bekerja langsung di masyarakat secara umum. Melalui praktik kerja lapangan ini para siswa dapat  mengetahui, melihat, menerima serta menerapkan ilmu yang telah di dapat dari sekolah, bahkan para siswa dapat lebih menambah pengetahuan dan keterampilan yang telah dimiliki sebelumnya.

1.2  Tujuan Praktik Kerja Lapangan (PKL)

1.   Untuk menerapkan pengetahuan, wawasan dan keterampilan yang diharapkan

selama mengikuti pendidikan.

2.    Praktik kerja lapangan (PKL) memberikan kesempatan bagi para peserta didik untuk mendapatkan pengetahuan yang luas dan mendalam tentang  masalah kefarmasian yang belum diberikan disekolah.

3.    Praktik kerja lapangan (PKL) juga dapat memberikan kesempatan kepada peserta didik untuk menyesuaikan diri untuk menyesuaikan diri terhadap suasana kerja yang sesungguhnya.

4.    Dapat memberikan pengenalan siswa pada aspek usaha potensial dalam kerja antara lain struktur organisasi, asosiasi, jenjang karier, manajemen usaha dan aspek-aspek lain.

5.    Memberikan kesempatan kepada peserta didik untuk mendapatkan pengalaman kerja nyata dan langsung dalam melaksanakan kegiatan pelayanan kefarmasian.

6.    Memperoleh masukan umpan balik guna memperbaiki dan mengembangkan serta meningkatkan penyelenggaraan pendidikan di Sekolah Menengah Kejuruan Swasta 16 Farmasi.

7.    Sebagai salah satu persyaratan mengikuti Ujian Nasional (UN).

BAB II

TINJAUAN UMUM

2.1 Pengertian PBF

Menurut Keputusan Menkes No 1148/Menkes/PER/VI 2011, Pedagang Besar Farmasi (PBF) adalah Perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat, dan bahan obat dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

Dalam peraturan tersebut juga memberikan batasan terhadap beberapa hal yang berkaitan dengan kegiatan Pedagang Besar Farmasi yaitu batasan mengenai :

a.       Perbekalan farmasi adalah perbekalan yang meliputi obat, bahan obat, obat tradisional, kosmetik dan alat kesehatan

b.      Sarana pelayanan kesehatan adalah Apotek, rumah sakit, Puskesmas,, klinik, toko obat, praktek bersama, atau unit kesehatan lainnya yang ditetapkan oleh Menteri Kesehatan

2.1.1 Undang-Undang Tentang PBF

Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 2014 Tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 1148/Menkes/Per/VI/2011 Tentang Pedagang Besar Farmasi :

Menimbang :

a.       bahwa masyarakat perlu dilindungi dari peredaran obat dan bahan obat yang tidak memenuhi persyaratan mutu, keamanan dan khasiat/manfaat;

b.      bahwa beberapa ketentuan dalam Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 1148/Menkes/Per/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi perlu disesuaikan dengan kebutuhan hukum dalam pendistribusian obat dan bahan obat;

c.       bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Menteri Kesehatan tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 1148/Menkes/Per/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi

Mengingat :

a.       Ordonansi Obat Keras (STBL Nomor 419 Tahun 1949);

b.      Undang-Undang Nomor 5 Tahun 1997 tentang Psikotropika (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1997 Nomor 10, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3671);

c.       Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 tentang Narkotika (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 143, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5062);

d.      Peraturan Pemerintah Nomor 72 Tahun 1998 tentang Pengamanan Sediaan Farmasi dan Alat Kesehatan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1998 Nomor 138, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3781);

e.       Peraturan Pemerintah Nomor 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 124, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5044);

f.       Peraturan Pemerintah Nomor 44 Tahun 2010 tentang Prekusor (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 60, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5126);

g.      Peraturan Pemerintah Nomor 40 Tahun 2013 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 tentang Narkotika (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor 96, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5419);

h.      Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 189/Menkes/SK/III/2006 tentang Kebijakan Obat Nasional;

i.        Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 1148/Menkes/Per/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 370);

j.        Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 10 Tahun 2013 tentang Impor dan Ekspor Narkotika, Psikotropika, dan Prekusor Farmasi (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor 178).

Menetapkan :

Peraturan Menteri Kesehatan Tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 1148/Menkes/Per/VI/2011 Tentang Pedagang Besar Farmasi.

Beberapa ketentuan dalam Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 1148/Menkes/Per/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 370), diubah sebagai berikut:

1.      Ketentuan Pasal 4 ayat (1) huruf d diubah sehingga Pasal 4 berbunyi sebagai berikut:

1)      Untuk memperoleh izin PBF, pemohon harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:

a.       berbadan hukum berupa perseroan terbatas atau koperasi;

b.      memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP);

c.       memiliki secara tetap apoteker Warga Negara Indonesia sebagai penanggung jawab;

d.      komisaris/dewan pengawas dan direksi pengurus tidak pernah terlibat baik langsung atau tidak langsung dalam pelanggaran peraturan perundang-undangan di bidang farmasi dalam kurun waktu 2 (dua) tahun terakhir;

e.       menguasai bangunan dan sarana yang memadai untuk dapat melaksanakan pengadaan, penyimpanan dan penyaluran obat serta dapat menjamin kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi PBF;

f.       menguasai gudang sebagai tempat penyimpanan dengan perlengkapan yang dapat menjamin mutu serta keamanan obat yang disimpan; dan

g.      memiliki ruang penyimpanan obat yang terpisah dari ruangan lain sesuai CDOB.

2)      Dalam hal permohonan dilakukan dalam rangka penanaman modal, pemohon harus memperoleh persetujuan penanaman modal dari instansi yang menyelenggarakan urusan penanaman modal sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

2.      Ketentuan Pasal 7 ayat (2) huruf c diubah sehingga Pasal 7 berbunyi sebagai berikut:

 1) Untuk memperoleh izin PBF, pemohon harus mengajukan permohonan kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada Kepala Badan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dan Kepala Balai POM dengan menggunakan contoh Formulir 1 sebagaimana terlampir.

2) Permohonan harus ditandatangani oleh direktur/ketua dan apoteker calon penanggung jawab disertai dengan kelengkapan administratif sebagai berikut:

a.       fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP)/identitas direktur/ketua;

b.      susunan dirksi/pengurus;

c.       pernyataan komisaris/dewan pengawas dan direksi pengurus tidak pernah terlibat pelanggaran peraturan perundang-undangan di bidang farmasi dalam kurun waktu 2 (dua) tahun terakhir;

d.      akta pendirian badan hukum yang sah sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan;

e.       surat Tanda Daftar Perusahaan;

f.       fotokopi Surat Izin Usaha Perdagangan;

g.      fotokopi Nomor Pokok Wajib Pajak;

h.      surat bukti penguasaan bangunan dan gudang;

i.        peta lokasi dan denah bangunan

j.        surat pernyataan kesediaan bekerja penuh apoteker penanggung jawab; dan

k.      fotokopi Surat Tanda Registrasi Apoteker penanggung jawab.

3)      Untuk permohonan izin PBF yang akan menyalurkan bahan obat selain harus memenuhi persyaratan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) harus melengkapi surat bukti penguasaan laboratorium dan daftar peralatan.

3.      Ketentuan Pasal 8 ayat (4) sampai dengan ayat (6) diubah dan di antara ayat (4) dan ayat (5) disisipkan 1 (satu) ayat, yakni ayat (4a), sehingga Pasal 8 berbunyi sebagai berikut:

 1) Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak diterimanya tembusan permohonan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (1), Kepala Dinas Kesehatan Provinsi melakukan verifikasi kelengkapan administratif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) dan ayat (3).

2) Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak diterimanya tembusan permohonan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat 1, Kepala Balai POM melakukan audit pemenuhan persyaratan CDOB.

3) Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak dinyatakan memenuhi kelengkapan administratif, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi mengeluarkan rekomendasi pemenuhan kelengkapan administratif kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada Kepala Balai POM dan pemohon dengan menggunakan contoh Formulir 2 sebagaimana terlampir.

4) Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak melakukan audit pemenuhan persyaratan CDOB, Kepala Balai POM melaporkan pemohon yang telah memenuhi persyaratan CDOB kepada Kepala Badan.

(4a) Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak menerima laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (4), Kepala Badan POM memberikan rekomendasi pemenuhan persyaratan CDOB kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dan pemohon dengan menggunakan contoh Formulir 3 sebagaimana terlampir.

5) Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak menerima rekomendasi sebagaimana dimaksud pada ayat (4a) serta persyaratan lainnya yang ditetapkan, Direktur Jenderal menerbitkan izin PBF dengan menggunakan contoh Formulir 4 sebagaimana terlampir.

6)  Dalam hal ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (3), ayat (4), ayat (4a) dan ayat (5) tidak dilaksanakan pada waktunya, pemohon dapat membuat surat pernyataan siap melakukan kegiatan kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada Kepala Badan, Kepala Balai POM dan Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dengan menggunakan contoh Formulir 5 sebagaimana terlampir.

7) Paling lama 12 (dua belas) harikerja sejak diterimanya surat pernyataan sebagaimana dimaksud pada ayat (6), Direktur Jenderal menerbitkan izin PBF dengan tembusan kepada Kepala Badan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi, Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dan Kepala Balai POM.

4.      Ketentuan Pasal 9 ayat (2) huruf d diubah sehingga Pasal 9 berbunyi sebagai berikut:

 1) Untuk memperoleh pengakuan sebagai PBF Cabang, pemohon harus mengajukan permohonan kepada Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dengan tembusan kepada Direktur Jenderal, Kepala Balai POM, dan Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan menggunakan contoh Formulir 6 sebagaimana terlampir.

2) Permohonan harus ditandatangani oleh kepala PBF Cabang dan apoteker calon penanggung jawab PBF Cabang disertai dengan kelengkapan administratif sebagai berikut:

a.       fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP)/identitas kepala PBF Cabang;

b.      fotokopi izin PBF yang dilegalisasi oleh Direktur Jenderal;

c.       surat penunjukan sebagai kepala PBF Cabang;

d.      pernyataan kepala PBF Cabang tidak pernah terlibat pelanggaran peraturan perundang-undangan di bidang farmasi dalam kurun waktu 2 (dua) tahun terakhir;

e.       surat pernyataan kesediaan bekerja penuh apoteker calon penanggung jawab;

f.       surat bukti penguasaan bangunan dan gudang;

g.      peta lokasi dan denah bangunan; dan

h.      fotokopi Surat Tanda Registrasi Apoteker calon penanggung jawab.

3) Untuk permohonan pengakuan sebagai PBF Cabang yang akan menyalurkan bahan obat selain harus memenuhi persyaratan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) harus melengkapi surat bukti penguasaan laboratorium dan daftar peralatan.

5.  Di antara Pasal 12 dan Bab III disisipkan 1 (satu) bagian baru, yakni Bagian Kelima yang berbunyi sebagai berikut: Bagian Kelima Pembaharuan Izin PBF dan Pengakuan PBF Cabang

6.  Di antara Pasal 12 dan Pasal 13 disisipkan 1 (satu) pasal, yakni Pasal 12A yang berbunyi sebagai berikut :

 1) Dalam hal terjadi perubahan nama dan/atau alamat PBF serta perubahan lingkup kegiatan penyaluran obat atau bahan obat,wajib dilakukan pembaharuan izin PBF.

2) Dalam hal terjadi perubahan izin PBF dan/atau alamat PBF Cabang wajib dilakukan pembaharuan pengakuan PBF Cabang.

3) Tata cara memperbaharui izin PBF atau pengakuan PBF Cabang sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2), berlaku ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 sampai dengan Pasal 10.

7.      Ketentuan Pasal 13 ditambahkan ayat (6) baru sehingga Pasal 13 berbunyi sebagai berikut:

 1) PBF dan PBF Cabang hanya dapat mengadakan, menyimpan dan menyalurkan obat dan/atau bahan obat yang memenuhi persyaratan mutu yang ditetapkan oleh Menteri.

2) PBF hanya dapat melaksanakan pengadaan obat dari industri farmasi dan/atau sesama PBF.

3) PBF hanya dapat melaksanakan pengadaan bahan obat dari industri farmasi, sesama PBF dan/atau melalui importasi.

4) Pengadaan bahan obat melalui importasi sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dilaksanakan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

5) PBF Cabang hanya dapat melaksanakan pengadaan obat dan/atau

bahan obat dari PBF pusat.

6) PBF dan PBF Cabang dalam melaksanakan pengadaan obat atau bahan obat harus berdasarkan surat pesanan yang ditandatangani apoteker penanggung jawab dengan mencantumkan nomor SIKA.

8. Ketentuan Pasal 14 ayat (4) dihapus sehingga Pasal 14 berbunyi sebagai berikut:

 1) Setiap PBF dan PBF Cabang harus memiliki apoteker penanggung jawab yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan ketentuan pengadaan, penyimpanan dan penyaluran obat dan/atau bahan obat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13.

2) Apoteker penanggung jawab sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus memiliki izin sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

3) Apoteker penanggung jawab dilarang merangkap jabatan sebagai direksi/pengurus PBF atau PBF Cabang.

4) Dihapus.

9. Ketentuan Pasal 19 diubah sehingga Pasal 19 berbunyi sebagai berikut:

 1) PBF Cabang hanya dapat menyalurkan obat dan/atau bahan obat di wilayah provinsi sesuai surat pengakuannya.

2) Dikecualikan dari ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) PBF Cabang dapat menyalurkan obat dan/atau bahan obat di wilayah provinsi terdekat untuk dan atas nama PBF Pusat yang dibuktikan dengan Surat Penugasan/Penunjukan.

3) Surat Penugasan/Penunjukan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) disahkan oleh Dinas Kesehatan Provinsi dimaksud.

10. Ketentuan Pasal 20 diubah sehingga Pasal 20 berbunyi sebagai berikut:

PBF dan PBF Cabang hanya melaksanakan penyaluran obat berdasarkan surat pesanan yang ditandatangani apoteker pengelola apotek, apoteker penanggung jawab, atau tenaga teknis kefarmasian penanggung jawab untuk toko obat dengan mencantumkan nomor SIPA, SIKA, atau SIKTTK.

11. Ketentuan Pasal 27ayat (1) diubah sehingga Pasal 27 berbunyi sebagai berikut:

 1) Permohonan penambahan gudang PBF diajukan secara tertulis kepada Direktur Jenderal dengan tembusan Kepala Dinas Kesehatan Provinsi, Kepala Badan, dan Kepala Balai POM dengan mencantumkan:

a.       alamat kantor PBF pusat;

b.      alamat gudang pusat dan gudang tambahan;

c.       nama apoteker penanggung jawab pusat; dan

d.      nama apoteker penanggung jawab gudang tambahan.

2) Permohonan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani  oleh direktur/ketua dan dilengkapi dengan persyaratan sebagai berikut:

a.    fotokopi izin PBF;

b.   fotokopi Surat Tanda Registrasi Apoteker calon penanggung jawab gudang tambahan;

c.    surat pernyataan kesediaan bekerja penuh apoteker penanggung jawab;

d.   surat bukti penguasaan bangunan dan gudang; dan

e.    peta lokasi dan denah bangunan gudang tambahan.

3) Permohonan penambahan gudang PBF Cabang diajukan secara tertulis kepada Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dengan mengikuti ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2).

12. Ketentuan Pasal 28 ayat (1) diubah sehingga Pasal 28 berbunyi sebagai berikut:

1) Permohonan perubahan gudang PBF diajukan secara tertulis kepada  Direktur Jenderal dengan tembusan Kepala Dinas Kesehatan Provinsi, Kepala Badan, dan Kepala Balai POM dengan mencantumkan:

a.       alamat kantor PBF pusat;

b.      alamat gudang; dan

c.       nama apoteker penanggung jawab.

(2) Permohonan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh direktur/ketua dan dilengkapi dengan persyaratan sebagai berikut:

a.    fotokopi izin PBF; dan

b.   peta lokasi dan denah bangunan gudang.

(3) Permohonan perubahan gudang PBF Cabang diajukan secara tertulis kepada Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dengan mengikuti ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2).

13. Ketentuan Pasal 34 ayat (6) diubah sehingga Pasal 34 berbunyi sebagai berikut:

 1) Dalam hal PBF atau PBF Cabang diberikan sanksi administratif berupa penghentian sementara kegiatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 33 ayat (2) huruf b, pengaktifan kembali izin atau pengakuan dapat dilakukan jika PBF atau PBF Cabang telah membuktikan pemenuhan seluruh persyaratan administratif dan teknis sesuai dengan ketentuan dalam Peraturan Menteri ini.

2) Direktur Jenderal berwenang mencabut Izin PBF berdasarkan rekomendasi Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dan/atau hasil analisis pengawasan dari Kepala Badan.

3) Kepala Badan berwenang memberi sanksi administratif dalam rangka pengawasan berupa Peringatan dan Penghentian Sementara Kegiatan PBF dan/atau PBF Cabang.

4) Kepala Dinas Kesehatan Provinsi berwenang memberi sanksi administratif berupa peringatan, penghentian sementara kegiatan PBF dan/atau PBF Cabang, dan pencabutan pengakuan PBF Cabang.

5) Kepala Badan wajib melaporkan pemberian sanksi administratif kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada Kepala Dinas Kesehatan Provinsi.

6) Kepala Dinas Kesehatan Provinsi wajib melaporkan pemberian sanksi administratif kepada Direktur Jenderal dengan tembusan Kepala Badadan Kepala Balai POM.

14. Ketentuan Pasal 35 diubah sehingga Pasal 35 berbunyi sebagai berikut:

 1) Permohonan Izin PBF dan PBF Cabang yang telah diajukan sebelum mulai berlakunya Peraturan Menteri ini tetap diproses berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 918/Menkes/Per/X/1993 tentang Pedagang Besar Farmasi sebagaimana telah diubah dengan Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 1191/Menkes/SK/IX/2002 atau Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 287/Menkes/SK/X/1976 tentang Pengimporan, Penyimpanan, dan Penyaluran Bahan Baku Obat.

2) Izin PBF dan PBF Cabang yang dikeluarkan berdasarkan Peraturan Kesehatan Nomor 918/Menkes/Per/X/1993 tentang Pedagang Besar Farmasi sebagaimana telah diubah dengan Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 1191/Menkes/SK/IX/2002 atau Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 287/Menkes/SK/X/1976 tentang Pengimporan, Penyimpanan, dan Penyaluran Bahan Baku Obat dinyatakan masih tetap berlaku sampai dengan tanggal 31 Desember 2015.

3) Izin PBF dan PBF Cabang sebagaimana dimaksud pada ayat (2) harus disesuaikan berdasarkan ketentuan dalam Peraturan Menteri ini paling lambat tanggal 31 Desember 2015.

4) Penyesuaian pengakuan PBF Cabang dilakukan setelah memperoleh penyesuaian izin PBF pusat.

5) Dalam hal PBF dan PBF Cabang tidak melakukan penyesuaian izin atau pengakuan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dan ayat (4), maka PBF dan PBF Cabang yang bersangkutan harus mengajukan permohonan izin atau pengakuan sesuai ketentuan dalam Bab II Peraturan Menteri ini.

15. Di antara Pasal 35 dan Pasal 36 disisipkan 2 (dua) pasal, yakni Pasal 35A dan Pasal 35B yang berbunyi sebagai berikut:

 1) Permohonan penyesuaian izin PBF sebagaimana dimaksud dalam Pasal 35 ayat 3 harus diajukan oleh pemohon dengan kelengkapan sebagai berikut:

a.          surat permohonan kepada Direktur Jenderal yang ditandatangani oleh direktur utama dan apoteker penanggung jawab;

b.         fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP)/identitas direktur/ketua;

c.          susunan direksi/pengurus;

d.         surat pernyataan komisaris/dewan pengawas dan direksi/pengurus tidak pernah terlibat pelanggaran peraturan perundang-undangan di bidang farmasi dalam kurun waktu 2 (dua) tahun terakhir;

e.          akta pendirian badan hukum yang sah sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan;

f.          surat Tanda Daftar Perusahaan;

g.         fotokopi Surat Izin Usaha Perdagangan;

h.         fotokopi Nomor Pokok Wajib Pajak;

i.           surat bukti penguasaan bangunan dan gudang;

j.           peta lokasi dan denah bangunan;

k.         surat pernyataan kesediaan bekerja penuh apoteker penanggung jawab;

l.           fotokopi Surat Tanda Registrasi Apoteker penanggung jawab;

m.       rekomendasi pemenuhan persyaratan CDOB dari Kepala Badan; dan

n.         rekomendasi pemenuhan persyaratan administratif dari Kepala Dinas Kesehatan Provinsi.

2)      Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak diterimanya permohonan penyesuaian izin PBF sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan dinyatakan lengkap, Direktur Jenderal menerbitkan izin PBF dengan tembusan kepada Kepala Dinas Kesehatan Provinsi, Kepala Badan, dan Kepala Balai POM dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum dalam Formulir 11 terlampir.

Pasal 35B

1) Permohonan penyesuaian pengakuan PBF Cabang sebagaimana dimaksud dalam Pasal 35 ayat 4 harus diajukan oleh pemohon dengan kelengkapan sebagai berikut:

a.       surat permohonan kepada Kepala Dinas Kesehatan Provinsi yang ditandatangani oleh direktur utama dan apoteker penanggung jawab;

b.      fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP)/identitas direktur/ketua;

c.       susunan direksi/pengurus;

d.      pernyataan komisaris/dewan pengawas dan direksi/pengurus tidak pernah terlibat pelanggaran peraturan perundang-undangan di bidang farmasi dalam kurun waktu 2 (dua) tahun terakhir;

e.       akta pendirian badan hukum yang sah sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan;

f.       surat Tanda Daftar Perusahaan;

g.      fotokopi Surat Izin Usaha Perdagangan;

h.      fotokopi Nomor Pokok Wajib Pajak;

i.        surat bukti penguasaan bangunan dan gudang;

j.        peta lokasi dan denah bangunan;

k.      surat pernyataan kesediaan bekerja penuh apoteker penanggung jawab;

l.        fotokopi Surat Tanda Registrasi Apoteker penanggung jawab;

m.    rekomendasi pemenuhan persyaratan CDOB dari Kepala Badan; dan

n.      rekomendasi pemenuhan persyaratan administratif dari Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.

2) Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak diterimanya permohonan penyesuaian pengakuan PBF Cabang sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan dinyatakan lengkap, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi menerbitkan pengakuan PBF Cabang dengan tembusan kepada Direktur Jenderal, Kepala Badan, Kepala BalaiPOM, dan Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum dalam Formulir 12 terlampir.

2.2 PENGELOLAAN SEDIAAN FARMASI

2.2.1 Perencanaan, Pemesanan dan Penerimaan Barang

A.    Perencanaan

Berdasarkan history penjualan 3 bulan terakhir dirata-ratai program berkoordinasi logistic koordinasi dengan bagian penjualan (Supplier) dengan salesman serta marketing.

B.     Pemesanan  dan Penerimaan Barang dari Unit Logistik Sentral

Suppervisor penjualan mulai membuat perencanaan penjualan kemudian diserahkan ke suppervisor logistik, setelah suppervisor logistik menerima perencanaan penjualan kemudian dibuat daftar kebutuhan barang-barang cabang, kemudian diserahkan ke branch manager lalu daftar kebutuhan barang tersebut divalidasi setelah itu suppervisor logistik membuat surat pesanan dengan sistem IT / Sistem Komputerisasi yang tersambung Online ke pusat, unit logistik central menerima surat pesanan lalu barang dikirim ke cabang kemudian suppervisor logistik penerima barang.

C.    Pemesanan dan Penerimaan Dari Pihak Ketiga

Suppervisor penjualan membuat perencanaan penjualan kemudian diserahkan kepada supervisor logistik, setelah suppervisor logistik menerima perencanaan penjualan dibuat daftar kebutuhan barang cabang yang di validasi setelah itu branch manager memvalidasi daftar kebutuhan setelah itu suppervisor logistik membuat surat pesanan aplikasi IT dikirim ke supplier ( melalui fax / email ) kemudian surat pesanan diterima supplier pihak ketiga lalu barang dikirim ke cabang suppervisor logistik.

D.    Pemesanan Barang NAPZA (Narkotika, Psikotropika, Prekusor)

a.        Pemesanan Narkotika

Pemesanan sediaan narkotika menggunakan Surat Pesanan Narkotik yang ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek (APA). Pemesanan dilakukan ke PT. Kimia Farma Trade and Distribution (satu satunya PBF narkotika yang legal di indonesia) dengan membuat surat pesanan khusus narkotika rangkap empat. Satu lembar Surat Pesanan Asli dan dua lembar salinan Surat Pesanan diserahkan kepada Pedagang Besar Farmasi yang bersangkutan sedangkan satu lembar salinan Surat Pesanan sebagai arsip di apotek, satu surat pesanan hanya boleh memuat pemesanan satu jenis obat (item) narkotika misal pemesanan pethidin satu surat pesanan dan pemesanan kodein satu surat pesanan juga, begitu juga untuk item narkotika lainnya.

b.        Pemesanan Psikotropika

Pemesanan psikotropika dengan surat pemesanan rangkap 2, diperbolehkan lebih dari 1 item obat dalam satu surat pesanan, boleh memesan ke berbagai PBF. 

c.        Pemesanan Prekursor

Pemesanan prekursor dengan surat pemesanan rangkap 1,

dibolehkan lebih dari 1 item obat dalam satu surat pesanan, boleh memesan ke berbagai PBF.

2.2.2   Penerimaan

Saat penerimaan harus dilakukan pemeriksaan terhadap:

a.    Kebenaran nama, jenis, nomor batch, ED, jumlah dan kemasan harus sesuai dengan surat pengantar atau pengiriman barang dan atau faktur penjualan.

b.    Kondisi kontainer pengiriman dan atau kemasan termasuk segel, label dan atau penandaan.

c.    Kebenaran nama, jenis, jumlah dan kemasan dalam surat pengantar atau pengiriman barang dan atau faktur penjualan harus sesuai dengan arsip surat pesanan.

Setelah dilakukan pemeriksaan dan dinyatakan telah sesuai, penanggung jawab fasilitas distribusi harus menandatangani surat pengantar atau pengiriman barang dan atau faktur penjualan dan dibubuhi stempel fasilitas distribusi. Kemudian dicatat pada kartu stock.

2.2.3   Penyimpanan

Setelah barang diterima dan dicek, selanjutnya adalah proses penyimpanan barang / obat di gudang. Penyimpanan obat harus disesuaikan dengan suhu tertentu sesuai jenis obatnya. Tetapi tidak semua obat harus disimpan pada suhu tertentu, ada pula obat yang disimpan pada suhu normal. Pengaturan suhu dilakukan dengan tujuan agar kualitas obat tetap terjaga. Suhu yang tidak sesuai akan merusak obat. Misalnya saja pada suhu -  disimpan di chiller seperti vaksin anti bisa ular, vaksin anti rabies, vaksin anti tetanus. Penyimpanan obat pada suhu disimpan dalam chiller seperti grapinom tablet, albumin. Pada suhu sejuk antara  -  seperti obat-obat injeksi antara lain Govotil Injeksi, Inselin 250 mg, Griseofulvin 500 mg, vit.C, vicce, Betason-N, Betametason, Emibion tablet. Pada suhu kamar antara  - seperti Salbutamol, Paracetamol, Pamol, Panadol, Magasida, Batugin, Ranitidin injeksi, Tramadol injeksi.

Syarat gudang penyimpanan Narkotika di PBF adalah sebagai berikut:

1.    Dinding dibuat dari tembok dan hanya mempunyai satu pintu dengan dua buah kunci yang kuat dengan merek yang berlainan.

2.    Langit-langit dan jendela dilengkapi dengan jeruji besi.

3.    Dilengkapi dengan lemari besi dan mempunyai kunci yang kuat yang ditanam pada lantai / dinding.

4.    Gudang dan lemari tidak boleh untuk menyimpan barang lain kecuali ditentukan lain oleh Menteri.

Penyimpanan barang pada gudang berdasarkan :

1.    Kelompok produk

Kelompok produk ini didasarkan pada OTC, Principal, Ethical Brand, Generik dan Lisensi tetapi tetap dibedakan berdasarkan bentuk sediaan obat, hal ini untuk mempermudah dalam memantau stok obat dalam gudang, dan juga untuk menghindari kontaminasi sehingga distribusi obat di monitoring.

2.    Abjad

Penyusunan obat berdasarkan alphabet dilakukan agar dalam mengakses atau mengambil obat lebih mudah dan cepat, karena telah tersusun rapi berdasarkan susunan alphabet tersebut.

3.    First In First Out (FIFO)

Barang yang datang pertama kali harus dikeluarkan terlebih dahulu dari pada yang baru datang, agar tidak terjadi penumpukan barang atau produk mati yang kemungkinan dapat kadaluarsa sehingga berakibat pada kerugian.

4.    First Expired First Out (FEFO)

Barang yang masa kadaluarsanya lebih awal harus dikeluarkan terlebih dahulu dari pada masa kadaluarsanya yang masih lama. Hal ini dilakukan untuk memperkecil kemungkinan penumpukan obat kadaluarsa yang mengakibatkan kerugian.

Peyimpanan Menurut permenkes nomor 3 tahun 2015

Pasal 27

Penyimpanan Narkotika,   Psikotropika,   dan   Prekursor   Farmasi wajib memenuhi  Cara  Produksi  Obat  yang  Baik,  Cara  Distribusi  Obat  yang Baik, dan/atau  standar  pelayanan  kefarmasian sesuai  dengan  ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pasal 30

1)PBFyang     menyalurkan     Narkotikaharus     memiliki tempat

penyimpanan Narkotika berupa gudang khusus.

2)Dalam hal PBF menyalurkan Narkotika dalam bentuk bahan bakudan obat

jadi, gudang khusus sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus terdiri atas:

a.gudang khusus Narkotika dalam bentuk bahan baku

b.gudang khusus Narkotika dalam bentuk obat jadi

3)Gudang khusus  untuk  tempat  penyimpanan Narkotika sebagaimana dimaksud  pada  ayat (1)dan  ayat  (2)berada  dalam  penguasaan Apoteker penanggung jawab.

Pasal 31

1) PBFyang    menyalurkan    Psikotropika harus    memilikitempat

penyimpanan Psikotropika berupa gudang khususatau ruang khusus.

2) Dalam  hal  PBF  menyalurkan  Psikotropika  dalam  bentuk  bahan

baku dan  obat  jadi,  gudang  khusus atau  ruang  khusus sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) harus terdiri atas:

a.gudang  khusus  atau  ruang  khususPsikotropika  dalam  bentuk bahan baku;dan

b.gudang khusus atau ruang khususPsikotropika dalam bentuk obat jadi.

3) Gudang  khusus atau  ruang  khusus untuk  tempat  penyimpanan Psikotropika sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) berada dalam penguasaan Apoteker penanggung jawab

2.2.4  Penjualan

Suppervisor menerima surat pesanan dari salesman kemudian suppervisor penjualan menyerahkan surat pesanan kepada fakturis, lalu suppervisor penjualan membuat faktur 1,2,3,4,5 yang diserahkan kepada suppervisor logistik, lalu supervisor logistik menerima faktur 1,2,3,4,5 kemudian suppervisor logistik menyiapkan barang lalu dicocokan faktur dengan fisik barang, kemudian dicatat dibuku ekspedisi pengiriman barang, kemudiaan  barang dengan faktur 1,2,3,4,5 diserahkan kepada pengantar barang, kemudian barang dan faktur 1,2,3,4,5 diterima oleh pengantar barang lalu dibuat tanda terima ekspedisi, kemudian faktur yang ke-5 diserahkan ke supervisor logistik, kemudian barang dan faktur 1,2,3,4 diterima pelanggan, dan faktur 4 diberikan kepada pelanggan, kemudian supervisor logistik mengecek faktur 1,2,3 jika faktur sesuai maka inkaso diproses dan jika tidak sesuai maka dilakukan proses claim.

Menurut permenkes nomor 3 tahun 2015

Pasal 8

Penyaluran Narkotika,   Psikotropika,   dan   Prekursor   Farmasi

wajib memenuhi Cara  Distribusi  Obat yang Baik sesuai  dengan  ketentuan peraturan perundang-undangan

Pasal 9

1)      Penyaluran Narkotika,  Psikotropika,  dan  Prekursor  Farmasihanya

dapat dilakukan berdasarkan:

a.surat pesanan

b.laporan  Pemakaian  dan  Lembar  Permintaan  Obat  (LPLPO)  untuk pesanan dari Puskesmas.

2) Surat  pesanan  sebagaimana  dimaksud  pada  ayat  (1)huruf  a hanya dapat  berlaku  untuk  masing-masing  Narkotika,  Psikotropika,  atau Prekursor Farmasi.

3) Surat pesanan Narkotika hanya dapat digunakan untuk 1 (satu) jenis Narkotika.

4) Surat  pesanan Psikotropikaatau  Prekursor  Farmasihanya dapat digunakan  untuk  1  (satu)  atau  beberapa  jenis Psikotropika  atau Prekursor Farmasi.

5) Surat  pesanan  sebagaimana  dimaksud  pada  ayat (3)  dan  ayat (4) harus terpisah dari pesanan barang lain.

Penyaluran Narkotika Golongan I

Pasal10

1) Penyaluran Narkotika   Golongan I hanya  dapat  dilakukan  oleh perusahaan PBF milik Negara yang memiliki Izin  Khusus  Impor Narkotika kepada Lembaga  Ilmu  Pengetahuan untuk  kepentingan pengembangan  ilmu  pengetahuan  dan  teknologi, termasuk untuk kebutuhan laboratorium.

2 Penyaluran Narkotika sebagaimana  dimaksud  pada  ayat  (1)  hanya dapat dilakukan    berdasarkan    surat    pesanan    dari Apoteker penanggung jawab dan/atau Kepala   Lembaga   Ilmu   Pengetahuan Penyaluran Narkotika, Psikotropika dan Prekursor Farmasi Dalam Bentuk Obat Jadi

Pasal14

1) Penyaluran  Narkotika,  Psikotropika,  dan  Prekursor  Farmasi dalam bentuk obat jadi hanya dapat dilakukan oleh:

a.Industri Farmasi kepada PBF dan Instalasi Farmasi Pemerintah

b.PBF  kepada  PBF  lainnya,  Apotek, Instalasi  Farmasi Rumah  Sakit, Instalasi   Farmasi   Klinik, Instalasi Farmasi   Pemerintah   dan Lembaga Ilmu Pengetahuan

c.PBF milik  Negara yang  memiliki Izin  Khusus  Impor  Narkotika kepada Industri Farmasi, untuk penyaluran Narkotika

d.Instalasi Farmasi Pemerintah Pusat kepada Instalasi   Farmasi Pemerintah Daerah, Instalasi Farmasi Rumah Sakit milik Pemerintah, dan Instalasi Farmasi Tentara Nasional Indonesia atau Kepolisian

e.Instalasi Farmasi Pemerintah Daerah  kepada Instalasi  Farmasi Rumah Sakit milik Pemerintah Daerah, Instalasi  Farmasi  Klinik milik Pemerintah Daerah, dan Puskesmas.

2) Selain  kepada  PBF lainnya,  Apotek,  Rumah  Sakit, Instalasi Farmasi Pemerintah  dan  Lembaga  Ilmu  Pengetahuan  sebagaimana  dimaksud pada  ayat  (1)  huruf  b,  PBF  dapat  menyalurkan  Prekursor  Farmasi golongan obat bebas terbatas kepada Toko Obat.

2.2.5  Pengendalian Persediaan

Pengendalian persediaan adalah suatu kegiatan untuk memastikan tercapainya sasaran yang diinginkan sesuai dengan strategi dan program yang lebih ditetapkan sehingga tidak terjadi kelebihan dan kekurangan atau kekosongan obat di unit pelayanan kesehatan dasar.

                             Tujuan nya agar tidak terjadi kelebihan dan kekosongan obat di unit pelayanan kesehatan dasar dan untuk menciptakan keseimbangan antara besar nya persediaan dengan besar nya permintaan dari sekelompok barang.

2.2.6 Pencatatan dan Pelaporan

Pedagang Besar Farmasi wajib membuat pencatatan mengenai  pemasukan  dan/atau  pengeluaran Narkotika,Psikotropika,dan Prekursor Farmasi.

                    Pencatatan  sebagaimana  dimaksud  terdiri atas:

a.nama, bentuk sediaan,dan kekuatan Narkotika,Psikotropika, dan Prekursor Farmasi

b.jumlah persediaan

c.tanggal,nomor dokumen, dan sumber penerimaan

d.jumlah yang diterima

e.tanggal, nomor dokumen, dan tujuan penyaluran/penyerahan

f.jumlah yang disalurkan/diserahkan;

g.nomor batchdan     kadaluarsa     setiap     penerimaan     atau penyaluran/ penyerahan; dan

h.paraf atau identitas petugas yang ditunjuk.

Pencatatan yang dilakukan sebagaimana dimaksud harus dibuat   sesuai dengan dokumen penerimaan dan dokumen penyaluran termasuk  dokumen  impor,  dokumen  ekspor dan/atau dokumen penyerahan

Seluruh dokumen pencatatan, dokumen penerimaan, dokumen penyaluran, dan/atau dokumen penyerahan termasuk surat pesanan Narkotika, Psikotropika, dan Prekusor Farmasi wajib disimpan secara terpisah paling singkat 3 (tiga) tahun. Hal ini ditujukan agar, apabila ada pemeriksaan oleh Dinas Kesehatan atau Balai besar POM dapat dipertanggung jawabkan. Pembukuan yang dimaksud mencakup surat pesanan, faktur pesanan, faktur pengiriman dan penyerahan, kartu persediaan digudang maupun dikantor PBF.

PBF yang melakukan penyaluran Narkotika, Psikotropika dan Prekursor Farmasi dalam bentuk obat   jadi wajib membuat, menyimpan, dan menyampaikan laporan pemasukan dan penyaluran Narkotika, Psikotropika, dan Prekusor Farmasi dalam bentuk obat jadi setiap bulan kepada  Kepala  Dinas  Kesehatan  Provinsi  dengan tembusan Kepala Badan/Kepala Balai.

Pelaporan sebagaimana yang dimaksud diatas paling sedikit terdiri atas:

b.   nama, bentuk  sediaan,  dan kekuatan Narkotika, Psikotropika,

dan/atau Prekusor Farmasi

b. jumlah persediaan awal dan akhir bulan

c. tanggal, nomor dokumen, dan sumber penerimaan

d. jumlah yang diterima

e. tanggal, nomor dokumen, dan tujuan penyaluran

f. jumlah yang disalurkan

g. nomor batch dan  kadaluarsa  setiap  penerimaan  atau

penyaluran dan persediaan awal dan akhir.

2.2.7 Pemusnahan barang

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 3 Tahun 2015 Pasal 37

Pemusnahan Narkotika, Psikotropika, dan Prekusor Farmasi hanya dilakukan dalam hal:

a. diproduksi  tanpa  memenuhi  standar  dan  persyaratan  yang  berlaku dan/atau tidak dapat diolah kembali

b. telah kadaluarsa

c. tidak  memenuhi  syarat  untuk  digunakan  pada  pelayanan  kesehatan dan/atau  untuk  pengembangan  ilmu  pengetahuan, termasuk  sisa penggunaan

d. dibatalkan izin edarnya

e. berhubungan dengan tindak pidana

Pasal 38

            Pemusnahan  sebagaimana  dimaksud  dalam  Pasal 37 huruf a

Sampai dengan huruf d dilaksanakan oleh Industri  Farmasi,  PBF,

Instalasi Farmasi Pemerintah, Apotek, Instalasi Farmasi Rumah Sakit,

Instalasi Farmasi Klinik, Lembaga Ilmu Pengetahuan, Dokter atau Toko

Obat.

Pasal 39

Pemusnahan Narkotika, Psikotropika, dan Prekusor   Farmasi harus dilakukan dengan:

a. tidak mencemari lingkungan

b. tidak membahayakan kesehatan masyarakat.

Pasal 40

Pemusnahan Narkotika, Psikotropika, dan Prekusor Farmasi dilakukan dengan tahapan sebagai berikut:

a.       penanggung jawab fasilitas produksi/fasilitas distribusi/fasilitas

pelayanan kefarmasian/pimpinan lembaga/dokter praktik perorangan menyampaikan surat pemberitahuan dan permohonan saksi kepada:

1.Kementerian  Kesehatan  dan  Badan  Pengawas  Obat dan Makanan, bagi Instalasi Farmasi Pemerintah Pusat

2.Dinas  Kesehatan  Provinsi dan/atau  Balai  Besar/Balai Pengawas Obat dan Makanan setempat, bagi importir, Industri Farmasi, PBF, Lembaga Ilmu Pengetahuan, atau Instalasi Farmasi Pemerintah Provinsi

3.Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dan/atau Balai Besar/Balai Pengawas Obat dan Makanan setempat, bagi Apotek, Instalasi Farmasi Rumah Sakit, Instalasi Farmasi Klinik, Instalasi Farmasi Pemerintah Kabupaten/Kota, Dokter, atau Toko Obat.

b.  Kementerian  Kesehatan, Badan  Pengawas  Obat dan Makanan,  Dinas Kesehatan  Provinsi, Balai  Besar/Balai Pengawas Obat  dan Makanan setempat, dan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota menetapkan petugas di lingkungannya menjadi saksi  pemusnahan sesuai  dengan  surat permohonan sebagai saksi.

c. Pemusnahan disaksikan  oleh petugas yang telah ditetapkan sebagaimana dimaksud pada huruf b.

d. Narkotika, Psikotropika dan Prekusor Farmasi dalam bentuk obat jadi harus dilakukan  pemastian  kebenaran  secara organoleptis oleh  saksi sebelum dilakukan pemusnahan.

Pasal 41

Dalam  hal  Pemusnahan Narkotika,  Psikotropika,dan  Prekusor  Farmasi dilakukan  oleh  pihak  ketiga, wajib  disaksikan  oleh  pemilik Narkotika, Psikotropika, dan Prekusor Farmasi dan  saksi  sebagaimana  dimaksud dalam Pasal 40 huruf b.

Pasal 42

1) Penanggung   jawab   fasilitas   produksi/fasilitas distribusi/fasilitas pelayanan kefarmasian/pimpinan lembaga/dokter praktik perorangan yang melaksanakan pemusnahan Narkotika,  Psikotropika dan Prekusor Farmasi harus membuat Berita Acara Pemusnahan.

2) Berita Acara  Pemusnahan sebagaimana  dimaksud  pada  ayat  (1), paling sedikit memuat:

a.hari, tanggal, bulan, dan tahun pemusnahan

b.tempat pemusnahan

c.nama penanggung jawab fasilitas produksi/fasilitas distribusi/fasilitas pelayanan kefarmasian/pimpinan lembaga/dokter praktik perorangan

d.nama  petugas  kesehatan  yang  menjadi   saksi   dan   saksi   lain badan/sarana tersebut

e.nama  dan  jumlah Narkotika,  Psikotropika, dan  Prekusor  Farmasi yang dimusnahkan

f.cara pemusnahan

g.tanda tangan penanggung jawab  fasilitas  produksi/fasilitas distribusi/fasilitas pelayanan kefarmasian/pimpinan  lembaga/ dokter praktik perorangan dan saksi

3) Berita Acara Pemusnahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dalam rangkap 3 (tiga) dan tembusannya disampaikan kepada Direktur Jenderal dan Kepala Badan/Kepala Balai menggunakan contoh sebagaimana tercantum dalam Formulir 10 terlampir.

2.3    PENGELOLAAN OBAT

2.3.1        Penggelolaan Obat Narkotika, Psikotropika Dan Prekusor

Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia  Nomor 3 tahun 2015 tentang  peredaran, penyimpanan, pemusnahan, dan pelaporan narkotika, psikotropika, dan prekusor farmasi.

2.3.2  Narkotika

Menurut  Undang-Undang  No. 35 tahun 2009 tentang Narkotika, dalam Bab I Pasal 1 Narkotika adalah zat atau bahan obat yang berasalkan dari tanaman atau bukan tanaman baik sintesis maupun semi sintesis yang dapat menyebabkan penurunaan atau perubahan, kesadaran, hilangnya rasa, mengurangi sampai menghilangkan rasa nyeri dan dapat menimbulkan ketergantungan yang dibedakan dalam golongan I, II, III.

yaitu:

Gambar 1 : Penandaan Obat Narkotika

a)    Narkotika Golongan I adalah Narkotika yang hanya digunakan untuk tujuan pengembangan ilmu pengetahuan dan tidak digunakan dalam terapi, serta mempunyai potensi sangat tinggi mengakibatkan ketergantungan.

b)   Narkotika Golongan II adalah Narkotika berkhasiat pengobatan digunakan sebagai pilihan terakhir dalam terapi dan digunakan untuk tujuan pengembangan ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi tinggi mengakibatkan ketergantungan.

c)    Narkotika Golongan III adalah Narkotika berkhasiat pengobatan dan banyak digunakan dalam terapi dan untuk tujuan pengembangan ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi ringan mengakibatkan ketergantungan.

Narkotika sangatlah bermanfaat dan diperlukan untuk pengobatan dan pelayanan kesehatan serta pengembangan ilmu pengetahuan, namun dapat menimbulkan ketergantungan yang dapat merugikan pemakai apabila dipergunakan tanpa pengendalian dan pengawasan yang ketat dan seksama. Narkotika sering digunakan dengan cara maupun tujuan yang salah untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan Narkotika, menjamin ketersediaan Narkotika untuk kepetingan pelayanan kesehatan dan pengembagan ilmu pengetahuan dan teknologi, maka diadakan pengawasan terhadap penggunaan narkotika yang meliputi pembelian, penyimpanan, penjualan, administrasi serta penyampaian laporannya.

Pengelolaan Narkotika meliputi kegiatan :

1.    Pemesanan Narkotika

Pemesanan narkotika dilakukan dengan cara :

A.       Perencanaan kebutuhan tahunan harus dibuat

B.       Wajib membuat Surat Pesanan N9 yang asli rangkap 4 yang dilengkapi dengan :

a)   Ditanda tangani oleh penanggung jawab fasilitas distribusi dan dilengkapi dengan nama jelas dan Nomor Surat Izin Kerja Apoteker (SIKA).

b)   Mencantumkan nama dan alamat lengkap, nomor telephone/fax, nomor izin dan stempel.

c)   Mencantumkan nama industri farmasi/fasilitas distribusi pemasok beserta alamat lengkap.

d)  Mencantumkan nama narkotika, jumlah dan sediaan, isi, jumlah kemasan dalam bentuk angka dan huruf.

e)   Diberi nomor urut dan tanggal dengan penulisan yang jelas.

f)    Dibuat terpisah dari Surat Pesanan yang lain.

2.    Penerimaan Narkotika

Penerimaan narkotika harus dilakukan pemeriksaan terhadap :

a.    Kebenaran nama, jenis, nomor batch, expired date, jumlah dan kemasan harus sesuai dengan surat pengantar/pengiriman barang/faktur penjualan.

b.    Kondisi kontainer pengiriman/kemasan termasuk segel, label/penandaan.

c.    Kebenaran nama jumlah dan kemasan dalam surat pengantar/pengiriman barang/faktur penjualan harus sesuai dengan arsip Surat Pesanan.

d.   Setelah dilakukan pemeriksaan dan dinyatakan telah sesuai, penanggung jawab fasilitas distribusi harus menandatangani surat pengantar/pengiriman barang/faktur penjualan dan dibubuhi stempel, nama Apoteker penanggung jawab, nomor SIKA (Surat Izin Kerja Apoteker), tanggal penerimaaan.

e.    Jika setelah dilakukan pemeriksaan terdapat item narkotika yang tidak sesuai dengan Surat Pesanan/kondisi rusak maka narkotika tersebut harus dibuat berita acara yang ditanda tangan oleh penanggung jawab distribusi, Branch Manager, suppervisor logistik dan pihak ekspedisi kemudian berita acara dikirim ke Unit Logistik Sentral kemudian menunggu instruksi dari Unit Logistrik Sentral.

f.     Jika terdapat ketidaksesuaian nomor batch, ED dan jumlah antara fisik dengan dokumen pengadaan harus dibuat di dokumentasi untuk mengklarifikasi ketidaksesuaian dimaksud ke pihak Unit Logistik Sentral.

3.    Penyimpanan Narkotika

Penyimpanan narkotika wajib disimpan secara khusus. PBF yang menyalurkan narkotika harus memiliki gudang khusus untuk menmyimpan narkotika.

4.    Pelayanan Narkotika dari Apotek / Rumah Sakit / Dinkes

Surat Pesanan N9 diserahkan ke Apoteker penanggung jawab distribusi kemudian surat pesanan divalidasi kebenaran nya kemudian Apoteker penanggung jawab membubuhkan stempel validasi dengan tanda tangan kemudian diserahkan kepada fakturis lalu fakturis membuat dan mencetak faktur lalu diserahkan ke pada Apoteker penanggung jawab kemudian barang disiapkan. Setelah barang siap pihak apotek / Rumah Sakit / Dinkes membayar barang narkotika secara tunai lalu barang diserah kan  beserta faktur kemudian pihak apotek / Rumah Sakit / Dinkes mengecek kesesuain fisik barang dengan faktur. Faktur pesanan harus ditanda tangani oleh Apoteker, SIPA/SIKA, Cap, Sarana.   

5.    Pelaporan Narkotika

Berdasarkan Undang-Undang No. 35 tahun 2009 Pasal 14 Ayat (2) dinyatakan bahwa industri Farmasi, Pedagang Besar Farmasi, sarana penyimpanan sediaan Farmasi Pemerintah, Apotek, Rumah Sakit, pusat harus melaporkan distribusi narkotika setiap bulan.

 Laporan Narkotika dilaporkan setiap satu bulan sekali. Pelaporan narkotika ditujukan kepada Departemen Kesehatan dengan menggunakan aplikasi E-REPORT dan kepada Badan Pengawasan Obat dan Makanan menggunakan aplikasi E-NAPZA

6.   Pemusnahan

1.   Untuk pemusnahan barang rusak / expired date  pada sarana distribusi penanggung jawab fasilitas distribusi disaksikan oleh petugas BPOM dan Dinas Kesehatan Provinsi serta dibuat laporan pemusnahan ditanda tangani oleh penanggung jawab fasilitas, Branch Manager, petugas BPOM setempat, petugas Dinas Kesehatan Provinsi.

2.    Pelaksanaan pemusnahan dilaporkan ke Badan POM dengan tembusan kepada Kepala Badan POM RI dan Dinkes Provinsi setempat dengan melampirkan laporan pemusnahan.

3.   Laporan pemusnahan sekurang-kurangnya memuat:

a.       Nama narkotika, jenis dan kekuatan sediaan, isi kemasan, jumlah, nomor batch dan ED.

b.      Tanggal, waktu dan tempat pelaksanaan.

c.       Cara dan alasan pemusnahan.

d.      Nama penanggung jawab fasilitas distribusi dan nama saksi-saksi.

2.3.2 Psikotropika

Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 5 tahun 1997 tentang Psikotropika, dalam Bab I Pasal 1 Psikotropika adalah zat atau obat, baik alamiah maupun sintetis bukan narkotika yang berkhasiat psikoaktif melalui pengaruh selektif pada susunan saraf pusat yang menyebabkan perubahan khas pada aktivitas mental dan perilaku.

Psikotropika dibagi menjadi 4 golongan : 

a.    Psikotropika golongan I adalah Psikotropika yang hanya dapat digunakan untuk tujuan ilmu pengetahuan dan tidak digunakan dalam terapi, serta mempunyai potensi amat kuat mengakibatkan sindroma ketergantungan.

b.    Psikotropika golongan II adalah Psikotropika yang berhasiat pengobatan digunakan dalam terapi dan atau untuk tujuan ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi kuat mengakibatkan sindroma ketergantungan.

c.    Psikotropika golongan III adalah Psikotropika yang berkhasiat pengobatan dan banyak digunakan dalam terapi dan atau untuk tujuan ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi sedang mengakibatkan sindroma ketergantungan.

d.   Psikotropika golongan IV adalah Psikotropika yang berkhasiat pengobatan dan sangat luas digunakan untuk terapi dan atau untuk tujuan ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi ringan mengakibatkan sindroma ketergantungan.

Ruang lingkup pengaturan psikotropika dalam Undang-Undang No. 5 tahun 1997 adalah segala yang berhubungan dengan psikotropika yang mempunyai potensi yang mengakibatkan ketergantungan. Tujuan dari pengaturan psikotropika ini sama dengan narkotika,yaitu:

a.    Menjamin ketersediaan psikotropika guna kepentingan pelayanan kesehatan dan ilmu pengetahuan.

b.    Mencegah terjadinya penyalahgunaan psikotropika.

c.    Memberantas peredaran gelap psikotropika.

Kegiatan-kegiatan Pengelolaan Psikotropika meliputi :

1.    Pemesanan Psikotropika

Tata cara pemesanan obat-obat psikotropika sama dengan pemesanan obat lainnya yakni dengan surat pemesanan yang sudah ditandatangani oleh Apoteker penanggung jawab yang dikirim ke Pedagang Besar Farmasi (PBF). Penyaluran psikotropika tersebut diatur dalam Undang-Undang No. 5 Tahun 1997 Pasal 12 Ayat (2) dinyatakan bahwa penyerahan psikotropika oleh apotek hanya dapat dilakukan kepada apotek lainnya, rumah sakit, puskesmas, balai pengobatan, dokter dan pelayanan resep. Satu lembar surat pesanan psikotropika dapat terdiri dari satu jenis obat psikotropika.

2.    Penyimpanan Psikotropika

Sampai saat ini penyimpanan untuk obat-obatan golongan psikotropika belum diatur dengan suatu perundang-undangan. Namun karena obat-obatan psikotropika ini cenderung untuk disalahgunakan, maka disarankan agar menyimpan obat-obatan psikotropika tersebut dalam suatu rak atau lemari khusus yang terpisah dengan obat-obat lain, harus dikunci dan membuat kartu stok psikotropika.

3.    Penyerahan psikotropika

Penyerahan psikotropika harus disertai dan dilengkapi dengan dokumen pengiriman yang sah, antara lain surat jalan/surat pengantar/pengiriman barang atau faktur penjualan yang dikeluarkan oleh PBF yang ditandatangani oleh kepala gudang dan penanggung jawab psikotropika. Dokumen pengiriman harus terpisah dari dokumen lain.

PBF wajib bertanggung jawab terhadap pengiriman psikotropika sampai diterima ditempat pemesan oleh penanggung jawab sarana, dibuktikan dengan telah ditandatanganinya surat pengantar/pengiriman barang(nama, nomor SIK/SIPA, tanda tangan penanggung jawab, tanggal penerimaan dan stempel sarana). Pengiriman psikotropika wajib sesuai dengan alamat yang tercantum pada Surat Pesanan dan faktur penjualan atau surat pengantar/ pengiriman barang. Setiap psikotropika yang mengalami kerusakan dalam pengiriman harus dicatat dalam bentuk berita acara dan dilaporkan segera kepada penanggung jawab pengiriman, segera dilaporkan kepada Badan POM dengan tembusan BPOM setempat. Setiap kehilangan psikotropika selama pengiriman wajib dicatat dalam bentuk berita acara dan dilaporkan segera kepada penanggung jawab fasilitas distribusi, segera dilaporkan kepada BPOM setempat dilengkapi dengan bukti lapor dari kepolisian.

4.    Pelaporan psikotropika

Berdasarkan UU No. 5 Tahun 1997, pabrik obat, PBF, sarana penyimpanan sediaan farmasi pemerintah, apotek, rumah sakit, puskesmas, balai pengobatan, dokter dan lembaga penelitian dan atau lembaga pendidikan, wajib membuat dan menyimpan catatan mengenai kegiatan yang berhubungan dengan psikotropika dan wajib melaporkannya. Pelaporan psikotropika dilakukan setiap tiga bulan sekali yang ditujukan kepada Departemen Kesehatan dengan menggunakan aplikasi E-REPORT dan kepada Badan Pengawasan Obat dan Makanan menggunakan aplikasi E-NAPZA.

5.    Pemusnahan psikotropika

Berdasarkan Undang-Undang No. 5 Tahun 1997 Pasal 53 tentang Psikotropika, pemusnahan psikotropika dilakukan bila berhubungan dengan tindak pidana, diproduksi tanpa memenuhi standar dan persyaratan yang berlaku dan tidak dapat digunakan dalam proses psikotropika, kadaluarsa atau tidak memenuhi syarat untuk digunakan pada pelayanan kesehatan dan atau untuk kepentingan ilmu pengetahuan.

Pemusnahan psikotropika wajib dibuat berita acara dan disaksikan oleh petugas dari BPOM setempat, petugas Dinas Kesehatan Provinsi dalam waktu 7 hari setelah mendapat kepastian.

Berita acara pemusnahan tersebut memuat:

1)   Hari, Tanggal, Bulan dan Tahun Pemusnahan.

2)   Nama penanggung jawab distribusi.

3)   Nama seorang saksi dari sarana distribusi dan seorang saksi lain tersebut.

4)   Nama dan jumlah psikotropika yang dimusnahkan.

5)   Cara pemusnahan.

6)   Tanda tangan penanggung jawab PBF dan saksi-saksi.

Gambar 2 : Penandaan Obat Psikotropika.

2.3.3 Obat Keras

Obat  Keras adalah Obat yang hanya boleh diserahkan dengan resep dokter, dimana pada bungkus luarnya diberi tanda bulatan dengan lingkaran hitam dengan dasar merah yang didalamnya terdapat huruf  “K”  yang menyentuh garis tepi. Tanda dapat dilihat dengan lebih jelas pada Gambar 3, Obat yang masuk ke dalam golongan obat keras ini adalah obat yang dibungkus sedemikian rupa yang digunakan secara parenteral, baik dengan cara suntikan maupun dengan cara pemakaian lain dengan jalan merobek jaringan, obat baru yang belum tercantum dalam kompendial farmakope terbaru yang berlaku di Indonesia serta obat-obat yang ditetapkan sebagai obat keras melalui keputusan Menkes Republik Indonesia.

Gambar  3 :   Penandaan Obat Keras.

Menurut Kepmenkes RI menetapkan atau memasukan obat-obatan kedalam daftar obat keras, memberikan pengertian obat keras adalah sebagai berikut :

a.    Semua obat yang ada bungkus luarnya oleh si pembuatan disebutkan bahwa obat itu hanya boleh diserahkan dengan resep dokter.

b.    Mempunyai takaran maksimum atau yang tercantum dalam daftar obat keras.

c.    Diberi tanda khusus yaitu lingkaran bulat berwarna merah dengan garis tepi berwarna hitam dengan huruf ”K” yang menyentuh garis tepi.

d.   Semua obat baru, kecuali dinyatakan oleh departemen kesehatan tidak membahayakan.

e.    Semua sediaan parentral.

Untuk obat keras dengan daftar “G” (Gevaarlijik) berbahaya. Penyimpanan di dalam gudang dan disusun berdasarkan alfabetis. Untuk obat keras yang digunakan untuk pelayanan resep dokter dan penjualan bebas diletakan dalam ruang racikan.

2.3.4 Obat Bebas Terbatas

Obat bebas terbatas atau obat yang masuk dalam daftar “W” , menurut bahasa Belanda “W” singkatan dari “Waarschuwing” artinya peringatan. Jadi maksudnya obat yang pada penjualannya disertai dengan tanda peringatan.

Menurut Permenkes RI yang menetapkan obat-obatan ke dalam daftar “W” memberikan pengertian obat bebas terbatas adalah obat keras yang dapat diserahkan kepada pasien yang  pemakainya tanpa resep dokter bila memenuhi syarat sebagai berikut:

1.    Obat tersebut hanya boleh dijual dalam bungkus asli dari pabrik atau pembuatnya.

2.    Pada penyerahan oleh pembuat atau penjual harus mencantumkan tanda peringatan P1 - P6. Tanda peringatan tersebut berwarna hitam, berukuran panjang  5 cm dan lebar 2 cm memuat pemberitahuan warna putih sebagai berikut:

Contoh obat:

P No. 1: Contoh: Poncolin, Termarex plus, Sidiadryl, Prome, Ostarin, Ibukal, Hufagrip, Bufect, Neuromacyl, Dextrosin, Cohistan, Citocetin, Bodrex, Bodrexin, Bisolvon, Allerin, Anakonidin, Actifed, Rhelafen, Alco plus, Fenris, Proris, Decadryl, Decolsin, Fludane, Vicks, Woods, Fatigon, Lapifed

P No. 2: Contoh  : Hexadol, Betadine obat kumur, Tantum verde, Sanorine

P No. 3: Contoh : Ultrasine, Kalpanax, Fungiderm, Rohto, Insto, Peditox, Benzolac, Iodine povidone, Vidisep, Albothyl

P No. 4: Contoh : Baygon 

P No. 5: Contoh : Amonia 10% kebawah

P No. 6: Contoh : suppositoria untuk wasir

Berdasarkan Keputusan  Menteri Kesehatan RI No. 2380/A/SK/VI/83 tanda khusus untuk obat bebas terbatas berupa lingkaran bewarna biru dengan garis tepi bewarna hitam, seperti  berikut:

                             

Gambar 4 : Penandaan Obat Bebas Terbatas

2.3.5  Obat Bebas

Obat bebas biasa di sebut over  the counter (OTC), obat bebas adalah obat yang dapat dibeli tanpa resep dokter. Pada kemasan ditandai dengan lingkaran hitam, mengelilingi bulatan berwarna hijau yang dapat dilihat dengan lebih jelas pada Gambar 4,  Dalam kemasan obat disertakan brosur yang berisi nama obat, nama dan isi zat berkhasiat, indikasi, dosis, aturan pakai, efek samping ,nomor batch, nomor registrasi, nama dan alamat pabrik, serta cara penyimpanannya.

Gambar 5 : Penandaan Obat Bebas

2.3.6  Obat Generik

Obat Generik adalah Obat dengan nama resmi yang telah ditetapkan dalam Farmakope Indonesia dan Internasional Non Proprietary Name (INN) WHO untuk zat berkhasiat yang dikandungnya. Untuk penyimpanan obat generik disimpan dalam lemari khusus obat generik yang terdapat diruang racikan dan disusun menurut alfabetis.

Selain itu obat generik dapat juga merupakan obat yang telah habis masa patennya, sehingga dapat diproduksi oleh semua perusahaan farmasi tanpa perlu membayar royalti. Ada dua jenis obat generik yaitu obat generik bermerek dagang dan obat generik berlogo yang dipasarkan dengan merek kandungan zat aktifnya. Kewajiban menuliskan resep dan atau menggunakan obat generik pada fasilitas pelayanan kesehatan pemerintah berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan No.085/Menkes/ Per/I/1989 Pasal 7 Ayat (1) dan (3).

Gambar 6 : Penandaan Obat Generik

Pelaporan Obat Generik dilaporkan setiap tiga bulan sekali yang ditujukan kepada Departemen Kesehatan menggunakan aplikasi E-REPORT.

2.3.7 Alat Kesehatan

Menurut UU RI NO.23 tahun 1992 tentang Alat Kesehatan adalah bahan, instrurment, aparatus, implant yang tidak mengandung obat yang digunakan untuk mencegah, mendiagnosa, menyembuhkan dan meringankan penyakit, merawat orang sakit serta memulihkan kesehatan pada mranusia atau membentuk stuktur dan memperbaiki fungsi tubuh. Alat kesehatan disimpan dalam lemari khusus alat kesehatan yang penyusunannya secara alfabetis.

2.3.8   Obat Rusak dan Kadaluarsa

Obat Rusak adalah bat yang bentuk atau kondisinya tidak dapat digunakan lagi atau rusak. Menurut Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.1332/ MenKes /SK/X/2002 Pasal 12 Ayat (2) disebutkan bahwa sediaan farmasi yang karena sesuatu hal tidak dapat digunakan lagi atau dilarang digunakan harus dimusnahkan dengan cara dibakar atau ditanam atau dengan cara lain yang ditetapkan oleh Menteri Kesehatan.

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik IndonesiaNo.922/ menkes/Per/X/1993 Pasal 13 menyebutkan bahwa pemusnahan sediaan farmasi dilakukan oleh Apoteker Pengelola Apotek atau apoteker pengganti dibantu oleh sekurang-kurangnya seorang karyawan apotek yang bersangkutan, disaksikan oleh petugas yang ditunjuk Kepala POM setempat. Pada pemusnahan tersebut wajib dibuat berita acara pemusnahan dengan menggunakan formulir model APT-8, sedangkan pemusnahan obat-obatan golongan narkotik dan psikotropika wajib mengikuti ketentuan perundang-undangan yang berlaku.

BAB III

TINJAUAN KHUSUS

3.      SEJARAH PBF

3.1. Sejarah PBF Kimia Farma

PBF Kimia Farma merupakan salah  satu BUMN yang berbentuk perseroan terbatas (PT) yang bergerak dibidang kesehatan dimana pelaksanaannya harus sesuai dengan Permenkes RI No.1191/Menkes/SK/IX/2002.

PT.Kimia Farma berdiri secara resmi pada tanggal  16 Agustus 1971 di Jakarta. Pada mulanya perusahaan dirintis oleh perusahaan belanda pada tahun 1957 yang mengalami NV.Rathkom, NV.Bapata yang ketiganya berpusat dijawa timur pada tahun 1976. Perusahaan Belanda tersebut di nasionalisasikan menjadi Perusahaan Negara Farmasi dibawah koordinasi antara lain : PNF, Radja Farmasi, Nuraini Farmasi, Bhineka Farmasi, BNF Satu Husada.

Pada tahun 1969-1970 dalam rangka penyederhanaan setiap BUMN maka perusahaan-perusahaan tersebut digabung menjadi perusahaan yang bernama bhineka kimia farma yang berdasarkan PP No.16 tahun 1971 yang berlaku untuk perusahaan Bhineka Kimia Farma, maka perusahaan dinyatakan untuk dijadikan perusahaan persero yang dikukuhkan dengan akte notaris pada tanggal 16 Agustus 1971, kemudian sejak saat itu perusahaan Bhineka Farma menjadi PT.Kimia Farma akhirnya dapat terus berkembang sehingga dapat mendirikan cabangnya diseluruh Indonesia.

PBF cabang Bengkulu dibentuk berdasarkan Memo PJS Direktur Pemasaran  No.1387/IM/85 tanggal 29 November 1985 dan mulai beroperasi pada bulan Mei 1986 beralamat di jalan Molahidati Dosa Haryono dengan No.1 Bengkulu dengan SIP No.1398 0632-P/PH/09-01/87/4 sebagai pimpinan pertamanya adalah Bapak Ismet Sarbini dan pada tanggal 1 Juli 1993 pimpinan diganti oleh Bapak Rudi Y.Sillow,SE dan pada tanggal 8 Juli 1999 pimpinannya diganti oleh Bapak Syafrizal sampai dengan tanggal 30 April 2005.

Pada tanggal 1 Mei 2005 diganti oleh Bapak Ir.Aris Wijkasono kemudian tanggal 1 juli 2006 digantikan oleh Bapak Drs.Amri,Apt kemudian digantikan oleh Bapak Ali Farlian S.Farm.Apt dan di teruskan oleh Bapak Iman Jaya Harefa pada tanggal 1 September 2011 dan sekarang dipimpin Bapak Suharno.

3.2 Uraian Tugas dan tanggung jawab

A.  Kepala PBF

Kepala PBF sebagai pimpinan bertugas merencanakan, menata, melaksanakan serta mengawasi hal-hal sebagai berikut :

1.         Perjanjian hasil perdagangan komoditi PBF.

2.         Perjanjian hasil pengadaan, penyimpanan, pendistribusian komoditi PBF.

3.         Perjanjian hasil penerimaan, pendistribusian komoditi khusus (Inpres, PNB, dll).

4.         Perjanjian hasil penyelesaian hutang piutang intern dan ekstern PBF baik ke kantor pusat maupun ke pihak ketiga.

5.         Menyusun konsep peraturan/ketetapan lain yang meliputi pengelolaan komoditi PBF, pengembangan perdagangan/pemasaran produk Kimia Farma.

6.         Penyusunan pengadaan dan pengembangan pegawai PBF serta pelaksanaan penilaian dan pembinaan di PBF.

7.         Penyelenggaraan tata usaha di lingkungan PBF.

8.         Pengelolaan rencana kerja dan anggaran perubahan di lingkungan PBF.

9.         Penyusunan investasi dan rehabilitasi serta sarana kerja di lingkungan PBF.

10. Penyelenggaraan konsultasi dan informasi yang perlu dalam penyelesaian hasil pengadaan komoditi PBF serta pengembangan pemasaran dan penyelesaian hutang PBF kepada unit kerja lainnya.

11. Penggunaan dan pemeliharaan investasi perusahaan di lingkungan kerja lain serat di lingkungan PBF.

Kepala PBF mempunyai wewenang melakukan kegiatan yang bersangkutan berdasarkan perundang-undangan atau peraturan perusahaan, ketetapan direksi dan ketentuan lain yang berlaku sebagai pemangku jabatan kepala PBF Kimia Farma.

Selain itu kepala PBF juga bertanggung jawab kepada pejabat atasan langsung atas ketetapan dan kebenaran pelaksanaan tugas dan kewajiban yang dilimpahkan kepada yang bersangkutan berdasarkan perundang-undangan atau peraturan perusahaan yang berlaku bagi pemangku jabatan kepala PBF Kimia Farma.

B.  Apoteker

1.    Membuat Laporan berkala tiap 3 bulan kepada badan POM dan instalasi terkait.

2.    Menerima surat pesanan dari sales maupun via telpon dan fax.

3.    Wajib memberikan informasi mengenai produk kepada pelanggan yang membutuhkan.

4.    Menandatangani Faktur.

5.    Menangani Komplein Pelanggan dengan sabar.

C.  Kasir

1.    Menyediakan dana rupiah dan valuta asing untuk membayar melalui kas.

2.    Menerima uang tunai, giro bilyet dan cek dari intern Kimia Farma dan pihak ketiga.

3.    Menyetor uang tunai, giro bilyet ke kas bank.

4.    Mengumpulkan seluruh dokumentasi penerimaan dan pengeluaran kas untuk proses penyelenggaraan buku kas.

5.    Pemeriksaan bukti pengeluaran dan pelaksanaan suatu pembayaran tunai dan intern Kimia Farma dan pihak ketiga.

6.    Mengeluarkan kas bon sementara serta memeriksa kas untuk dikonfirmasikan dengan saldo buku kas.

Kasir mempunyai wewenang melakukan pelaksanaan tugas yang diberikan kepada yang bersangkutan berdasarkan perundang-undangan, peraturan perusahaan, ketetapan direksi dan ketentuan lain yang berlaku bagi pemangku jabatan di PT. Kimia Farma.

D.  Salesman

1.    Menyusun rencana kunjungan

2.    Menawarkan produk Kimia Farma kepada pelanggan

3.    Memberi penjelasan kepada para pelanggan bila ada perubahan harga

4.    Pada setiap akhir bulan mengadakan pencatatan penjumlahan atas barang yang telah dijualnya dan di bayar untuk dapat dipergunakan sebagai pengukur keberhasilan dalam mencapai target.

5.    Secara terus menerus mengikuti dan memantau perkembangan harga, diskon dan tata pelayanan oleh pesaing.

6.    Membina hubungan baik antar sesama relasi dan menghindari tindakan-tindakan yang dapat merugikan dan merusak citra perusahaan demi meningkatkan penjualan produk Kimia Farma.

7.    Bertanggung jawab atas pencapaian target yang dibebankan kepadanya.

8.    Bertangguang jawab atas terjadinya piutang yang sulit ditagih.

9.    Bertanggung jawab atas kebenaran dan kelengkapan persyaratan pesanan sesuai dengan peraturan perusahaan maupun peraturan pemerintah yang berlaku.

10.Berhak menolak pesanan obat yang tidak sesuai dengan peraturan yang berlaku.

11.Salesman merangkap juru tagih.

E.   Juru Tagih

1.    Melaksanakan penagihan kepada pelanggan atas perintah dan petunjuk inkaso

2.    Melaporkan hasil penagihan kepada petugas inkaso

3.    Menyetorkan hasil kepada petugas inkaso

4.    Berwenang menolak kegiatan yang tidak lengkap dari petugas inkaso.

5.    Berwenang menerima pembayaran sesuai alat tagih yang diterima dari petugas inkaso.

6.    Berwewenang menolak pembayaran dari pelanggan apabila tidak sesuai dengan ketentuan perusahaan, misalnya : pembayaran menggunakan cek atau giro dari pihak ketiga.

Juru tagih mempunyai tanggung jawab sebagai berikut :

1)      Bertanggung jawab kepada petugas incasso/penanggung jawab TU dari petugas incasso.

2)      Bertanggung jawab atas uang yang telah diterima dari petugas dimana tempat dia menagih.

F.   Penanggung jawab Tata Usaha

1.    Memeriksa kebenaran dokumen (hasil pekerjaan petugas dibawahnya).

2.    Memeriksa dan mengkoordinasikan kegiatan rutin administrasi dan sesuai tuntutan atau kaidah-kaidah akuntansi.

3.    Memberi petunjuk dan membimbing bawahannya di dalam pelaksanaan tugas sehari-hari.

4.    Mengawasi dan membuat daftar hadir bawahannya.

5.    Melaksanakan pangawasan atas kelangsungan ketertiban, kelancaran tugas di lingkungan tanggung jawabnya.

6.    Membuat catatan mengenai teguran dan peringatan lisan maupun tertulis yang telah diberikan kepada bawahannya dan secara berkala serta melaporkan kepada kepala PBF.

7.    Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas yang ada pada jajaran TU

8.    Bertanggung jawab atas penyimpangan wewenang yang mungkin terjadi sehubungan dengan kebijaksanaan yang diberikan kepadanya.

9.    Bertanggung jawab terhadap TI (Teknologi Informatika) komputer ke pusat.

G.  Petugas Pembelian

1.    Membuat rencana pembelian dengan cara :

a.    Menerima informasi mengenai kebutuhan barang defaktor dari petugas gudang maupun petugas penjualan.

b.    Menetapkan jumlah barang yang akan dibeli berdasarkan defaktor dengan memperhatikan stock maximum.

2.    Melakukan pembelian ke depot sentral/pihak ketiga.

3.    Memantau hasil pembelian

a.    Memeriksa faktur yang diterima dari pemasok terhadap kelengkapan dan kebenaran harga/potongan harga yang diberikan.

b.    Mencatat jumlah pembelian yang telah dilaksanakan per hari dan sekurang-kurangnya seminggu sekali pada pimpinan.

4.    Mengevaluasi hasil pembelian

a.    Membandingkan jumlah pembelian terhadap omset yang dicapai untuk periode waktu yang sama.

b.    Memperkirakan persentase pembelian.

c.    Menginformasikan kepada petugas penjualan tentang macetnya mutasi barang untuk segera diatasi.

5.    Mengadakan negosiasi dengan pemasok untuk mendapatkan harga yang terbaik bagi perusahaan.

6.    Bersama dengan petugas gudang, berwenang untuk menolak atau mengembalikan barang yang telah dikirim pemasok apabila pemasok mengingkari janjinya.

7.    Bertanggung jawab atas kelancaran penyediaan barang dagangan.

8.    Bertanggung jawab terhadap pilihan dalam menentukan pemasok.

9.    Bertanggung jawab langsung kepada kepala PBF.

H.  Petugas Logistik

1.    Membuat defaktor sebagai usulan pembelian

a.    Memeriksa setiap hari barang yang kosong atau hampir habis.

b.    Mencatat dalam buku defaktor.

c.    Menyerahkan buku defaktor kepada petugas pembelian.

2.    Menerima barang dari pemasok

1)   Memeriksa kelengkapan dokumen dari pemasok.

2)   Memeriksa jumlah barang.

3)   Memeriksa kualitas barang dengan pedoman :

a.    Barang dalam keadaan baik atau tidak rusak.

b.    Tanggal kadaluarsa cukup lama.

Jika barang rusak atau tidak memiliki syarat atau tidak cocok jumlahnya maka segera memberitahu pemasok untuk menyelesaikan administrasinya.

3.    Menyimpan barang di gudang

a.    Menempatkan barang di tempat yang sesuai dengan semua syarat penyimpanan.

b.    Menyusun barang dengan sistem FIFO (First In First Out).

c.    Mencatat barang masuk ke dalam kartu stok.

4.    Pemelihara gudang mempunyai wewenang sebagai berikut :

a.    Menolak penerimaan barang dari pemasok apabila tidak sesuai dengan surat pesanan baik kualitas maupun kuantitas.

b.    Menolak permintaan pengeluaran dengan prosedur yang tidak benar

c.    Melarang orang yang tidak berkepentingan masuk kedalam gudang.

I.     Fakturis

1.    Melakukan entry diskon.

2.    Melakukan cetak faktur dan potongan pembelian.

3.    Entry retur penjualan.

4.    Melakukan pemeriksaan isi faktur, retur dan potongan.

5.    Mencetak register faktur.

3.5 Pengelolaan Barang

Pada PBF untuk pengelolaan obat, pada dasarnya mencakup kegiatan perencanaan, pemesanan, peneriman penyimpanan dan penjualan/distribusi.

a.    Perencanaan

Perencanaan kebutuhan obat di PBF Kimia Farma dulunya memakai sistem droping dari sistem pusat, tetapi karena sistem tersebut dirasakan kurang berhasil sehingga tidak digunakan lagi. Pembelian barang-barang / dilakukan dengan memesan ke Unit Logistic Central (ULC) yang ada di Jakarta dari Kimia Farma. Barang / obat yang telah dipesankan disalurkan ke apotek, rumah sakit, dan lain-lain, selain itu juga akan disalurkan untuk program lain seperti BPJS. Obat-obat yang masuk/yang datang harus dibukukan dalam buku khusus gudang.

b.    Pemesanan

Pemesanan barang-barang yang ada di Kimia Farma Trading and Distribution berasal dari Unit Logistic Sentral Kimia Farma seperti Amoxicilin 250 mg - 500 mg dan Kapsidol 120 ml - 160 ml dan pihak ke 3 (tiga) seperti Konicare, Biogesic. Dari PBF / Industri lain nya. Stok barang yang di adakan di PBF, tergantung kebutuhan obat yang dibutuhkan.

Untuk pemesanan narkotika didatangkan dari Kimia Farma pusat / Unit Logistic Sentral (ULS) dengan surat pesanan khusus yang kemudian akan diproses dan siap dikirimkan sesuai dengan pesanan. Pemesanan narkotika dan psikotropika tentunya terdapat sesuai kebutuhan cabang. Untuk pelayanan pengadaan sediaan narkotika harus dari surat pesanan (SP) asli pada aplikasi IT  dilengkapi dengan tanda tangan direktur perusahaan atau kepala cabang dan Apoteker, stempel perusahaan yang bersangkutan serta dengan syarat-syarat kelengkapan lainnya. Pengantaran narkotika dari Kimia Farma pusat harus lewat udara dengan pengepakan khusus (ditempatkan dengan peti kemas).

c.    Penerimaan

Obat-obatan di Kimia Farma Trading & Distribution (KFTD) ada yang diterima dari Kimia Farma Pusat / Unit Logistic Sentral (ULS) ada pula dari PBF / industri lainnya seperti Konicare, Natur E, Supertin dan sebagainya. Barang yang diterima rutin dikirim melalui tim ekspedisi untuk sesuai dengan kebutuhan. Untuk narkotika khusus hanya diterima dari Kimia Farma pusat /  Unit Logistic Central (ULC) di Jakarta dengan SP khusus yang asli dan terdiri dari syarat – syarat lainnya.

Berikut adalah hal-hal penting dalam penerimaan barang :

a)    Bukti Pesanan Barang dari Gudang ( untuk memastikan pesanan barang dalam spesifikasi tepat)

b)   Bukti Tanda Barang diterima ( untuk penagihan )

c)    Cek Bukti Pemesanan dengan fisik barang

d)   Cek Expired Date dan kondisi barang ke penyimpanan.

Barang-barang / obat-obat yang masuk dicatat dalam Kartu Stok Gudang kemudian dilakukan pencatatan sistem IT di komputer.

d.   Penyimpanan

Setelah barang diterima dan dicek, selanjutnya adalah proses penyimpanan barang/obat di gudang. Penyimpanan obat harus disesuaikan dengan suhu tertentu sesuai jenis obatnya. Tetapi tidak semua obat harus disimpan pada suhu tertentu, adapula obat yang disimpan pada suhu kamar. Pengaturan suhu pada saat penyimpanan dilakukan dengan tujuan agar obat tetap terjaga kualitas nya sampai pada saat diterima konsumen, pada saat dilakukan pengepakan obat dalam keadaan baik atau bagus. Suhu yang tidak sesuai akan merusak obat.

Misalnya saja pada suhu -  disimpan di chiller seperti vaksin anti bisa ular, vaksin anti rabies, vaksin anti tetanus. Penyimpanan obat pada suhu disimpan dalam chiller seperti grapinom tablet, albumin. Pada suhu sejuk antara  -  seperti obat-obat injeksi antara lain Govotil Injeksi, Inselin 250 mg, Griseofulvin 500 mg, vit.C, vicce, Betason N, Betametason, Emibion tablet. Pada suhu kamar antara  - seperti Salbutamol, Paracetamol, Pamol, Panadol, Magasida, Batugin, Ranitidin injeksi, Tramadol injeksi.

Penyimpanan Obat Narkotika, Psikotropika dan zak adiktif (NAPZA) disimpan ditempat khusus.

Gudang penyimpanan Narkotika di PBF :

1.            Dinding dan langit-langit terbuat dari bahan yang kuat.

2.            Langit-langit dan jendela dilengkapi dengan jeruji besi.

3.            Mempunyai satu pintu dengan 2 (dua) buah kunci yang berbeda.

4.            Dilengkapi dengan lemari besi dan mempunyai kunci yang kuat yang tertanam pada lantai / dinding

5.            Gudang dan lemari tidak boleh untuk menyimpan barang lain kecuali ada ketentuan lain oleh Menteri.  

6.           Kunci   gudang   dikuasai   oleh   Apoteker   penanggung   jawab   dan pegawai lain yang dikuasakan.

7.            Tidak   boleh   dimasuki   oleh   orang   lain   tanpa   izin   Apoteker penanggung jawab/Apoteker yang ditunjuk

e.    Alur Pendistribusian PT. KFTD

Pengadaan barang pada gudang Pengadaan barang PBF Kimia Farma terbagi 3 (tiga) :

1.      Pengadaan barang dari unit logistik central.

2.      Pengadaan barang dari pihak ke-3 (tiga).

3.      Pengadaan barang Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor.

1.      Penyimpanan barang

Penyimpanan barang pada gudang berdasarkan :

a.    Kelompok produk

Kelompok produk ini didasarkan pada OTC, Principal, Ethical Brand, Generik dan Lisensi tetapi tetap dibedakan berdasarkan bentuk sediaan obat, hal ini untuk mempermudah dalam memantau stok obat dalam gudang, sehingga distribusi obat di monitoring.

b.    Abjad

Penyusunan obat berdasarkan alphabet dilakukan agar dalam mengakses atau mengambil obat lebih mudah dan cepat, karena telah tersusun rapi berdasarkan susunan alphabet tersebut.

c.    First In First Out (FIFO)

Barang yang datang pertama kali harus dikeluarkan terlebih dahulu daripada yang baru datang, agar tidak terjadi penumpukan barang atau produk mati yang kemungkinan dapat kadaluarsa sehingga berakibat pada kerugian.

d.   First Expired First Out (FEFO)

Barang yang masa kadaluarsanya lebih awal harus dikeluarkan terlebih dahulu daripada masa kadaluarsanya yang masih lama. Hal ini dilakukan untuk memperkecil kemungkinan penumpukan obat kadaluarsa yang mengakibatkan kerugian.

3.    Penjualan ( Skema ada dilampiran )

a.    Didalam Kota

Untuk Penjualan barang di PBF Kimia Farma dalam kota dapat melalui salesman kantor PBF yang datang ke Apotek untuk menanyakan stok barang kosong di Apotek. Lalu petugas Apotek (Apoteker/AsistenApoteker) memesan obat menggunakan Surat Pesanan (SP) yang diberikan kepada salesman. Pemesanan dapat juga melalui telepon. Setelah itu salesman pergi menuju kantor PBF dan menemui fakturis untuk memberikan surat pesanan (SP). Fakturis lalu mencocokkan barang yang dipesan dengan barang yang tersedia di PBF. Setelah diperiksa fakturis membuat Sales Order (SO) rangkap 2 yang diberikan kepada petugas gudang. Petugas gudang lalu menyiapkan obat yang dipesan dengan memperhatikan jumlah obat, No batch, dan Expire date obat kemudian ditandai untuk obat yang sudah disiapkan. Setelah obat selesai disiapkan petugas gudang mengambil Copyan SO sebagai arsip gudang. Sedangkan untuk SO yang asli diberikan ke fakturis untuk dibuat menjadi faktur. Faktur yang telah dicetak dicatat kedalam buku kreasi faktur yang memuat No faktur dan Apotek yang memesan obat. Setelah dicatat faktur diberikan kepada petugas gudang dengan melakukan paraf di buku kreasi sebagai tanda bukti bahwa faktur telah diambil oleh petugas gudang. Selanjutnya petugas gudang mengepak barang dan memasukkan faktur yang kemudian akan dikirimkan ke Apotek pemesan. Selanjutnya petugas gudang meminta paraf petugas apotek di faktur asli sebagai bukti bahwa barang telah diterima dan juga sebagai bukti untuk penagihan administrasi, lalu petugas memberikan faktur berwarna merah untuk Apotek dan faktur yang asli diberikan ke petugas inkaso.

b.   Diluar kota

Penjualan barang di PBF Kimia Farma untuk luar kota dapat melalui salesman kantor PBF yang datang ke Apotek untuk menanyakan stok barang kosong di Apotek. Lalu petugas Apotek (Apoteker/AsistenApoteker) memesan obat menggunakan Surat Pesanan (SP) yang diberikan kepada salesman. Pemesanan dapat juga melalui telepon. Setelah itu salesman pergi menuju kantor PBF dan menemui fakturis untuk memberikan surat pesanan (SP). Fakturis lalu mencocokkan barang yang dipesan dengan barang yang tersedia di PBF. Setelah diperiksa fakturis membuat Sales Order (SO) rangkap 2 yang diberikan kepada petugas gudang. Petugas gudang lalu menyiapkan obat yang dipesan dengan memperhatikan jumlah obat, No batch, dan Expire date obat kemudian ditandai untuk obat yang sudah disiapkan. Setelah obat selesai disiapkan petugas gudang mengambil Copyan SO sebagai arsip gudang. Sedangkan untuk SO yang asli diberikan ke fakturis untuk dibuat menjadi faktur. Faktur yang telah dicetak dicatat kedalam buku kreasi faktur yang memuat No faktur dan Apotek yang memesan obat. Setelah dicatat faktur diberikan kepada petugas gudang dengan melakukan paraf di buku kreasi sebagai tanda bukti bahwa faktur telah diambil oleh petugas gudang. Selanjutnya petugas gudang mengepak barang dan membuat Surat Tanda Terima Barang. Barang yang sudah dipack dikirimkan melalui ekspedisi. Untuk bukti bahwa barang telah diterima oleh Apotek petugas yang mengantarkan barang meminta paraf petugas Apotek di Surat Tanda Terima Barang. Lalu petugas memberikan faktur merah kepada petugas Apotek.

4.   Pencatatan dan Pelaporan

Pedagang Besar Farmasi wajib membukukan dengan lengkap setiap adanya pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran perbekalan farmasi. Hal ini ditujukan agar, apabila ada pemeriksaan oleh Dinas Kesehatan atau Balai besar POM dapat dipertanggung jawabkan. Pembukuan yang dimaksud mencakup surat pesanan, faktur pesanan, faktur pengiriman dan penyerahan, kartu persediaan digudang maupun dikantor PBF.

Pembukuan dilakukan setiap kali pengadaan barang, berisikan barang-barang yang dipesan. Barang yang diorder dicatat pada buku defekta (buku pesanan). Sediaan farmasi lainnya yang akan didistribusikan harus dicatat di kartu stok. Sedangkan barang yang masuk dicatat pada buku penerimaan barang. Data yang ada pada kartu stok dengan persediaan yang ada digudang harus sama, tapi bisa terjadi selisih apabila ada obat yang rusak / kadaluarsa. Barang yang rusak / kadaluarsa juga dicatat tetapi pencatatannya pada buku pemusnahan sediaan, kemudian dibuat laporannya yang kemudian dikirim ke Dinas Kesehatan atau Balai POM.

Untuk obat NAPZA (Narkotika, psikotropika, dan Zat Adiktif) harus dilaporkan ke Departemen Kesehatan (DEPKES) dan ke Badan Pengawas Obat dan Makanan (BPOM) , sedangkan untuk obat selain NAPZA dilaporkan ke Departemen Kesehatan (DEPKES) dilakukan dengan tujuan agar barang dapat diketahui kemana saja pendistribusiannya.

3.6 Pembukuan

1.    Buku Kas

Buku kas adalah  Buku yang digunakan untuk mencatat penerimaan dan pengeluaran uang yang terjadi setiap harinya di PBF serta untuk mengetahui jumlah saldo akhir.

2.    Buku Bank

Buku Bank adalah  Buku yang digunakan untuk mencatat penerimaan dan pengeluran uang yang terjadi setiap harinya di PBF melalui Bank serta untuk mengetahui jumlah saldo akhir.

3.    Buku Pembelian

Buku Pembelian adalah Buku yang digunakan untuk mencatat semua transaksi pembelian yang dilakukan secara tunai atau kredit. Buku pembelian di bedakan menjadi 2 yaitu intern dan ekstern.

4.    Buku Penjualan

Buku Penjualan adalah Buku digunakan untuk mencatat semua transaksi penjualan yang dikelurkan oleh PBF. Buku penjualan berdasarkan jenis penjualan dapat di bedakan menjadi dua yaitu intern dan ekstern.

5.      Buku Besar

Buku Besar adalah Buku utama pencatatan transaksi keuangan yang mengkonsolidasikan masukan dari semua jurnal.

3.7     Pelaporan

1.      Pelaporan Obat Narkotika, Psikotropika, dan Zat Adiktif (NAPZA) Laporan obat Narkotika dilaporkan tiap 1 bulan sekali ke Departemen Kesehatan (DEPKES) menggunakan aplikasi E-REPORT dan ke Badan Pengawas Obat Dan Makanan (BPOM) menggunakan aplikasi E-NAPZA.

NAPZA dilaporkan tiap 3 bulan sekali ke Departemen Kesehatan (DEPKES) menggunakan aplikasi E-REPORT dan ke Badan Pengawas Obat Dan Makanan (BPOM) menggunakan aplikasi E-NAPZA.

2.  Pelaporan Dinamika Obat

Laporan dinamika obat dilaporkan setiap 3 bulan sekali ke departemen kesehatan (DEPKES) menggunakan aplikasi E-REPORT.

BAB IV

PEMBAHASAN

PT Kimia Farma Tbk (Persero), merupakan perusahaan yang bersifat terbuka (GO PUBLIC) dan memiliki dua anak perusahaan yaitu :

1.  Perseroan Terbatas Kimia Farma Trading and Distribution

2.  Perseroan Terbatas Kimia Farma Apotek

 PT Kimia Farma Trading & Distribution (KFTD) merupakan anak perusahaan dari PT Kimia Farma (Persero) Tbk yang bergerak dalam bidang distribusi obat atau disebut dengan pedagang besar farmasi (PBF).

Marketing atau pemasaran PT KFTD dibagi berdasarkan produk yaitu :

1.    Over The Counter (OTC)

Pada pemasaran OTC mendistribusikan Consumer Health Product (CHF) atau mendistribusikan produk kesehatan masyarakat, obat-obat bebas yang umum digunakan oleh masyarakat, biasa dijual pada swalayan farmasi di apotek Kimia Farma maupun apotek, toko obat dan mini market lainnya. Promosi OTC dapat dilakukan dengan memasang spanduk atau iklan pada media cetak dan elektronik.

2.    Lini Ethical

Lini Ethical mendistribusikan obat atau produk paten yang tidak dapat dijual dengan bebas harus melalui resep dokter, apotek dan instalasi-instalasi farmasi rumah sakit.

Berdasarkan jenis obat Lini Ethical dibagi menjadi dua, yaitu :

a.       Lini Obat Generik (OG) dan Lini Obat Generik Berlogo

Lini OG mendistribusikan obat dengan nama dagang yang sama dengan kandungannya. Pendistribusian OG sangat luas yang meliputi toko obat, apotek, dokter dan rumah sakit.

Lini OGB mendistribusikan obat generik tetapi menggunakan nama pabrik yang memproduksi. Pendistribusian OGB biasanya mengikuti atau bekerja sama Lini Ethical, karna membawa produk dari perusahaan yang sama yaitu PT. Kimia Farma.

b.      Lini Instusi

Lini Instuti mendistribusikan dan mengadakan obat-obat pada instalasi-instalasi pemerintah, berdasarkan tender yang didapat. Untuk melaksanakan tender ini harus ada Surat Perintah Kerja (SPK).

Untuk obat narkotika, PT KFTD merupakan satu-satunya PBF yang diberi wewenang oleh pemerintah dalam pendistribusian narkotika untuk apotek, rumah sakit  dan pengobatan lainnya.

Dalam penentuan harga produk yang ditawarkan oleh PT KFTD semua telah diatur oleh pemerintah melalui Harga Eceran Tertinggi (HET), jadi pihak KFTD dalam berkompetisi dengan kompetitor lain tidak bersaing dalam harga produk namun jenis pelayanan kepada pelanggan dalam pemesanan lebih diutamakan sehingga pelanggan merasa puas terhadap kinerja KFTD.

Lokasi dari KFTD sangat strategis sehingga memudahkan dalam pendistribusian obat ke seluruh tempat pelayanan kesehatan masyarakat seperti rumah sakit, apotek, swalayan dan toko obat. Dalam pemesanan barang konsumen dapat memesan perbekalan farmasi melalui telepon dan salesman dengan menggunakan surat pesanan.

Dalam mempromosikan produk obat dan perbekalan farmasi, pihak  KFTD mempromosikan dalam media cetak seperti brosur, spanduk serta melalui media elektronik. KFTD juga mempromosikan produknya dengan melakukan kerja sama dengan dokter untuk menggunakan produk obat Kimia Farma. Kegiatan mempromosikan produk tersebut adalah tugas Medical Representative (MR). para Medical Representative tersebut melakukan pendekatan khusus pada dokter, dengan memberikan komisi atau mendukung kegiatan dokter dalam kegiatan seminar atau symposium..

Dalam pembagian kerja terhadap tugas karyawan KFTD memiliki standar operasional prosedur (SOP) sehingga masing-masing mengetahui hak dan kewajibannya.  

Perencanaan dan Pemesanan kebutuhan obat di PBF Kimia Farma dulunya memakai sistem droping dari sistem pusat, tetapi karena sistem tersebut dirasakan kurang berhasil sehingga tidak digunakan lagi. Pembelian barang-barang / dilakukan dengan memesan ke Unit Logistic Central (ULC) yang ada di Jakarta dari Kimia Farma. Barang / obat yang telah dipesanakan disalurkan ke apotek, rumah sakit, dan lain-lain, selain itu juga akan disalurkan untuk program lain seperti BPJS Obat-obat yang masuk / yang datang harus dibukukan dalam buku khusus gudang.

Tata cara penerimaan barang  masuk di PBF Kimia Farma yaitu pertama barang masuk lalu dikarantina atau dilakukan pemeriksaan meliputi pemeriksaan tanggal kadaluarsa, kode produksi, penyesuaian antara fisik barang dan pesanan. Setelah itu dilakukan pemeriksaan, selanjutnya barang dibawa masuk kedalam gudang untuk di simpan sesuai dengan tempatnya.

Berikut adalah hal-hal penting dalam penerimaan barang :

a.       Bukti Pesanan Barang dari Gudang ( untuk memastikan pesanan barang dalam spesifikasi tepat)

b.      Bukti Tanda Barang diterima ( untuk penagihan )

c.       Cek Bukti Pemesanan dengan fisik barang

d.      Cek Expired Date dan kondisi barang ke penyimpanan.

Barang-barang / obat-obat yang masuk dicatat dalam Kartu Stok Gudang kemudian dilakukan pencatatan sistem IT di komputer.

Tempat penyimpanan obat dapat digolongkan menjadi beberapa golongan antara lain:

a.       Tempat penyimpanan obat suhu kamar (25⁰-30⁰c)

b.      Tempat penyimpanan obat suhu sejuk (15⁰-25⁰c)

c.       Tempat penyimpanan obat suhu dingin (2⁰-8⁰c)

d.      Tempat penyimpanan obat  Narkotika,

e.       Tempat penyimpanan obat Psikotropika

f.       Tempat penyimpanan obat Prekursor

1)      Tempat penyimpanan Narkotika, Psikotropika,dan Prekursor Farmasi

dapat berupa gudang, ruangan, atau lemari khusus.

2) Tempat penyimpanan Narkotika dilarang digunakan untuk menyimpan barang selain Narkotika.

3) Tempat penyimpanan Psikotropika dilarang digunakan untuk menyimpan barang selain Psikotropika.

4) Tempat penyimpanan Prekursor dilarang digunakan untuk menyimpan barang selain Prekursor

penyimpanan untuk obat-obatan golongan narkotika,psikotropika dan prekursor tersebut dalam suatu rak atau lemari khusus yang terpisah dengan obat-obat lain, harus dikunci dan membuat kartu stok psikotropika.

 Beberapa tata cara penyimpanannya yang ada di PBF Kimia Farma Bengkulu yaitu :

1.    Atap terbuat dari beton agar terhidar dari pencurian.

2.    Mempunyai dua pintu. Pintu yang pertama terbuat dari besi (kerangkeng). Pintu kedua terbuat dari kayu.

3.    Lemari obat Narkotika dan Psikotropika dipisahkan.

4.    Lemari obat Psikotropika terbuat dari kayu dan terkunci baik.

5.    Lemari obat Narkotika terbuat dari besi dan tertanam dalam tanah atau lantai

6.    Disimpan dalam ruangan yang terjaga kelembabannya.

 Penjualan ( Skema ada dilampiran ) Penjualan barang berkaitan dengan pengeluaran barang dari gudang, berdasarkan pesanan dari konsumen. Pesanan dapat dilakukan melalui telepon (berlangganan) dan salesman (menggunakan surat pesanan / SP).

Tahap penjualan/pengiriman barang

Tata cara pengiriman barang di PBF Kimia Farma yaitu Surat Pesanan yang diberikan di apotek diambil oleh salesmen, kemudian surat pesanan di antar ke PBF dan diberikan langsung ke fakturis. Fakturis akan membuat SO (Sales Order) dan memberikannya ke petugas gudang dan akan di periksa ketersediaan obat tersebut. Jika lengkap petugas gudang akan memberikan nya kembali kepada fakturis dan fakturis akan membuat faktur. Faktur yang telah dicetak akan diberikan kembali ke petugas gudang untuk menyiapkan dan meriksa pesanan obat kembali sesuai pesanan yang ada di faktur  dan setelah selesai obat akan dikirim ke pelanggan.

Jika ingin memesan obat  Narkotika maka didalam Surat Pesanan itu harus ada tanda tangan APA dan harus dicantumkan No. SIPA/SIKA. Dalam satu SP Narkotika haya mencantunkan satu item obat saja. Sedangkan dalam satu SP Psikotropika boleh mencantumkan dua atau tiga item obat. Pembayaran obat Narkotika tidak boleh secara kredit maka dari itu harus dibayar tunai.

PBF Kimia Farma Bengkulu mendistribusikan bermacam-macam obat yaitu :

1.  Obat Bebas

2.  Obat Bebas Terbatas

3.  Obat Keras

4.  Obat Narkotika

5.  Obat Psikotropika

6.  Kosmetika

7.  Prekusor

Penyaluran  Narkotika,  Psikotropika,  dan  Prekusor  Farmasi dalam bentuk obat jadihanya dapat dilakukan oleh :

a  PBF  kepada  PBF  lainnya,  Apotek, Instalasi  Farmasi Rumah Sakit,

Instalasi Farmasi  Klinik, Instalasi Farmasi   Pemerintah dan Lembaga Ilmu

Pengetahuan

b. PBF milik  Negara yang  memiliki Izin  Khusus  Impor  Narkotika kepada

Industri Farmasi, untuk penyaluran Narkotika;

Penyaluran Narkotika,  Psikotropika,  dan  Prekursor  Farmasi dalam bentuk  obat  jadi hanya dapat dilakukan  berdasarkan  surat  pesanan dari Apoteker penanggung jawab atau   Kepala  Lembaga   Ilmu Pengetahuan untuk kebutuhan penelitian dan pengembangan.

Dalam hal penyaluran Prekursor Farmasi dari PBF kepada Toko Obat, hanya dapat dilakukan   berdasarkan   surat   pesanan   dari Tenaga Teknis   Kefarmasian .

Laporan obat NAPZA dilaporkan tiap tiga (3) bulan sekali ke Departemen Kesehatan (DEPKES) menggunakan aplikasi E-REPORT dan ke Badan Pengawas Obat Dan Makanan (BPOM) menggunakan aplikasi E-NAPZA.

Laporan obat Khusus narkotika dilaporkan setiap satu bulan sekali ke Departemen Kesehatan (DEPKES) menggunakan aplikasi E-REPORT dan ke Badan Pengawas Obat Dan Makanan (BPOM) menggunakan aplikasi E-NAPZA.

Laporan dinamika obat dilaporkan setiap 3 bulan sekali ke departemen kesehatan (DEPKES) menggunakan aplikasi E-REPORT.

BAB V

PENUTUP

5.1  Kesimpulan

1.    Pedagang Besar Farmasi Yang disingkat dengan PBF adalah perusahan berbentuk badan hokum milik pemerintah

2.    PBF kimia farma merupakan satu-satunya perusahaan yang diberikan izin untuk mengedarkan obat Narkotika

5.2     Saran

1.    Peyimpanan Narkotika, Psikotropika Dan Prekusor di PBF Kimia Farma belum sesuai Dengan Peraturan Permenkes nomor 3 tahun 2015. Untuk itu hendaknya PBF dapat segera membuat gudang pemisahan obat untuk menjamin efektifitas dari penyimpanan obat

2.    Sebaiknya gudang kimia farma dilakukan perluasan untuk menambah stok obat yang akan dijual

3.    Penyusunan obat di gudang PBF belum sesuai dengan peraturan Perundang-undangan, untuk itu sebaiknya penyusunan obat yang ada digudang ditata kembali agar lebih mudah untuk dilakukan pencarian barang

DAFTAR PUSTAKA

Syamsuni, Seno.2004. Undang-Undang Kesehatan jilid I. Jakarta:Departmen Kesehatan

Buku Penuntun Penyusunan Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) SMKS 16 Farmasi Bengkulu, 2013

Arsip-arsip dan pembukuan Di pbf Kimia Farma

Permenkes No.918/Menkes/X/1993

Kepmenkes No. 1191/Menkes/SK/IX/2002

Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Undang-undang No. 35 Tahun 2009 tentang Narkotika. Jakarta: 2009.

Peraturan menteri kesehatan nomor 3 tahun 2015

Peraturan Menteri  Kesehatan Nomor 28/Menkes/Per/I/1978 tentang Penyimpanan Narkotika

Peraturan   Menteri      Kesehatan   Nomor   688/Menkes/Per/VII/1997 tentang Peredaran Psikotropika

Lampiran 1      : Nota Inkaso

Lampiran 2      : Surat Pesanan

Lampiran 3      : Surat Pesanan Cabang

Lampiran 4      : Surat Pesanan dalam bentuk SO ( Sales Order ) :

Lampiran 5      : Faktur

Lampiran 6      : KartuStok

Lampiran 7      : Surat Pesanan Narkotika Outlet ke KFTD

Lampiran 8      : Surat Pesanan Narkotika ke Pusat

Lampiran 9      : Surat Pesanan Psikotropika

Lampiran 10    : Surat Kirim Barang ke Pusat

Lampiran 11 : Buku Besar

Lampiran 12 : Buku Bank

Lampiran 13 : Buku Kas

Tata Ruang PBF Kimia Farma

Tata Usaha

Ruang Penyimpanan Obat Generik Dan Paten

Ruang Penyimpnan Narkotika Dan Psikotropika

Ruang Petugas Gudang

Gudang Perbekalan Farmasi dan Alat Kesehatan

TOILET

Ruang administrasi

Penyimpanan Sediaan Farmasi

Ruang Bendahara /Kasir

Ruang Pimpinan

Ruang Kepala Penjualan

Receptionist

Mushollah

Gudang Perbekalan Farmasi dan Alat Kesehatan

Gambar 7: Gambar Tata ruang PBF Kimia Farma.